如何提高律师事务所的办公效率

一、信息应用背景律师发展的规模化、专业化对律师管理提出了现代化要求。随着IT行业的快速发展，实施网络化管理已经成为实现律师行业现代化管理的重要途径。律师行业相对于其他行业来说，专业性和独立性非常强，律师在事务所的工作除了* * *办理的案件之外，很少相互重叠。实践中，根据不同案件的需要，组合若干律师和助理，分工负责，承办同一案件。在律所，尤其是有一定规模的律所，每个律师都根据自己的优势有自己的专业化方向。比如负责知识产权的，不会涉及刑事案件；主管诉讼案件的，不会干预非诉讼部分；专门负责涉外部分，很少涉及国内案件。律师不是“万能的”，他们在复杂的案件中各司其职，相互配合，以一种最优的方式实现案件的处理。所以在实践中，往往是每个律师都有若干个不同的案子，每个案子都不相关，当事人和合伙人都不一样，但每个案子都在同时进行。在复杂的合作办案过程中，一个律师涉及到与几个不同合伙人的关系，他们很可能不在同一个地方工作，因此他们之间共享联系人、交换文档和数据，以及无障碍地相互沟通和合作是非常重要的。此外，律师行业非常重视证据保全。因此，文件和邮件在日常工作中占有很大的比重，其证据和数据的安全性和保密性始终放在首位。目前，局域网和广域网接入已在律师事务所得到广泛应用。这种应用主要表现在两个方面:主要的内部应用是网络会议、案例讨论、信息发布、资源共享、人事管理、财务管理、业务管理以及事务所内机构间的沟通与合作；对外，主要体现在事务所之间的业务交流，事务所与主管部门的工作联系，事务所与社会的公众监督。OA系统应用的特点目前，律师行业的信息化建设与律师行业本身的特殊要求相差甚远。主要表现在以下几个方面:■集成问题:使用多种通讯工具和不同的电子邮件客户端工具导致信息存储在不同的介质和文件中，无法快速查询；大量邮件中的正文和附件都是自成一体的，在查找文件时往往会出现混乱；很多常用文档泛滥，其导入、存储、检索、修改、维护方法各不相同，应用起来费时费力；■协作:网络会议往往流于形式，因为律师对案件的理解不同，准备不充分；不能* *享受其他律师掌握的案件和联系方式，相互之间会有重复工作；难以及时了解其他合作律师的日程安排，难以及时召集合作办案人员开会讨论案件，导致合作办案过程中出现困难，工作受到延误；■动态问题:一份文件往往要由多名律师办理，但每个人的侧重点和权限不同，文件流转过程中往往会出现交叉和错误；由于律师经常外出取证，信息变化快，难以实现对案件进程的动态监控；涉案人员，包括律师、助理、委托人、证人，在案件过程中有一定的动态变化，沟通困难；■移动性问题:外出办案时，往往脱离局域网环境，无法及时与事务所进行信息和案件的互动；长时间在车辆和飞机上，大量的时间碎片不能很好的利用，工作效率低；■保密性:由于律所工作的特殊性，如果大量的保密信息和文件只能通过外部电子邮件或外部通讯工具传输，很容易被截获和获取，安全性得不到保障；2.景尚科技OA解决方案经过对律师行业的深入研究，景尚科技总结了以往的实践经验，采用国际先进的协同应用管理思想为主要理论依据，提出以下观点:律师行业要想解决现阶段面临的管理问题，满足律师行业的发展需求，就必须引入先进的协同应用管理理念和律师事务所的协同应用系统。实行协同申请制度后，会给律所带来哪些好处？根据律师行业的需求特点，景尚科技OA搭建的协同应用平台将为律所带来完美的解读，帮助律所实现一切随需而变的目标。通过晶尚科技在律师行业的解决方案，律师事务所可以获得专门为律师行业设计的各种管理工具和业务流程，提高竞争力，最终获得利润。景尚科技OA可以将最先进的协同技术与景尚科技对律师行业的深入理解全面结合，为律师事务所提供最佳的技术服务，最终解决信息资源即时传递、流程配置、流程管理、用户行为跟踪分析等跨组织流程的核心问题。该系统使用户真正享受到协作软件带来的商业利益，如与分散在全国各地的律师事务所客户或业务伙伴直接沟通，享受信息，有效提高办案效率，规避行业风险。该系统帮助律师事务所规划和安排各种业务关系，从而更好地维护客户关系和合作关系。系统支持使用手机和pad。为经常走动的律师提供了一个很好的工具和手段。律师在进行实地调查取证时，帮助分散在全国各地的律师快速有效地发现案件存在的问题，发出取证信息、实地要求和请求相关法律法规的支持，及时高效地与机构交流信息。同时，英特尔倡导的系统与移动计算的完美结合，帮助律师在出差途中充分利用时间碎片进行办公和交流，大大提高了工作效率。在系统中建立律师业务协作区，不仅可以满足律师机构内部协同工作的应用，还可以实现律师机构与客户之间的交流与沟通。合作区可以帮助律所对分散的办案人员和委托人，以及整个案件受理周期进行管理、跟踪和控制，使其了解各种成本和履约情况，同时也可以让委托人更有效地了解案件受理进度，让律所和委托人彻底打破信息孤岛，全方位交流案件状态。合作区还可以为律所提供决策所需的各方面准确实时的信息。通过这个协作平台，律所可以改善与竞争对手的关系，交流办案经验，提高客户增长率，实现共赢。也可以进一步巩固与现有客户的关系，倾听客户的声音，扩大业务分类，提高服务质量，实现共赢；还可以实现事务所内部的信息共享和传递，使律师与不同时区、不同地域、不同系统的业务伙伴形成动态的合作关系，以适应不断变化的市场需求，提高其敏捷的市场反应能力。对于固定流程中的问题，律所可以通过系统工作流引擎，根据行业特点定制流程，使得律师业务处理的流程更加自动化和高效，从而全面提升运营效率。这样才能提高律师事务所的市场反应速度、应变能力和市场竞争力。