沈阳市声像档案管理规定

第一章总则第一条为了加强声像档案的收集、整理和管理，有效保护和利用声像档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条声像档案是指国家机关、社会团体或者个人在社会活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的照片、胶片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料，以声像为主要载体，辅以文字说明的历史记录。第三条本规定适用于本市行政区域内的机关、团体、企业、事业单位和其他组织声像档案的收集、整理和管理。第四条县级以上人民政府档案行政管理部门应当对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的声像档案工作进行监督和指导，确保声像档案的安全和完整。

各单位档案部门对本系统、本单位的声像档案工作进行监督和指导；收集、保管和有效利用本单位的声像档案。第五条声像档案是归档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。第二章视听资料的归档和整理第六条视听资料应当在下列范围内归档:

(一)本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

(二)参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的领导人、知名人士的视听资料；

(三)本单位组织或参与的重要外事活动的音像资料；

(四)本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料；

(五)本单位和本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害等异常情况和现象的声像材料；

(六)本地区的地理概况、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、民俗风情和著名人物的音像资料；

(七)其他具有保存价值的视听资料。第七条视听资料应当按照下列要求归档:

(一)属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为己有；

(二)归档的视听资料必须是原件和原物，底片应与照片图像一致；

(三)归档的视听资料必须图像清晰、声音清晰，底片不得磨损；

(四)对于需要永久、长期保存的视听资料，归档单位应当制作成光盘。光盘、录音带、录像带、磁带应同时归档，分类编目，分别保管，并标有交叉参考号；

(五)归档的数码照片必须按照规定的格式和规格制作成光盘；

(六)归档的视听资料应当有相应的文字说明；

(七)归档时，应填写归档清单一式两份，双方各执一份备查。第八条声像档案应当按照不同的保管期限和载体进行分类和编号。

声像档案的保管期限分为永久、长期和短期。保管期限的划分按照国家档案局《政府档案保管期限规定》及其他有关规定执行。第九条照片档案应按全宗保管期限-年-问题分类。照片的排列应在分类方案的最低类别，按问题发生的时间和重要程度排列，形成文件。照片档案的编号(即照片号)由全宗号、保管期号、卷号和张号组成。

照片文件的描述包括标题、照片号、底片号、参考号、时间、拍摄者、文字描述七项内容。标题要简洁，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、原因等要素要齐全。书面说明只是对题目内容的补充，其他需要说明的事项也可以在此栏说明。照片所有权不属于单位的，应当注明照片的著作权和来源。

照片档案卷内内容包括:照片号、标题、时间、页码、底片号、备注。第十条底片档案的编号(即底片号)由全宗号、保管期号和张号组成。

底片的档号应粘贴在胶片感光乳剂面的边缘，不得污染胶片。

将底片文件放入底片袋中妥善保管，一次一袋，并在底片袋右上方注明底片编号。对于没有底片的照片，应复制底片，并在底片袋的左上方标明“F”字样。对于底片的复印件，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

根据胶片文件编号，将胶片袋依次插入胶片本。第十一条录音带、录像带、录音带、光盘的整理，一般按其内容在全宗内进行分类。相同内容的序号应当按照归档时间顺序编制，少量的序号可以不分类直接按照归档时间顺序编制。其序列号由全宗盒(盘)组成。

归档的录音带、录像带、磁带和光盘应进行标记、编号和简要说明。

存档的录音磁带应简要说明演讲内容、演讲人姓名、职务、录制日期、分类、磁带长度(时间)等。

归档的录像带应简要说明内容、格式、语言、分类、规格、声迹、磁带长度(时间)等。

归档的磁带和光盘应简要描述存储文件的内容、运行软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。