公司文件归档流程
各种档案是公司行政办公和业务活动中不可或缺的要素。为配合公司档案管理，保证基建工程科档案的完整和保密，理顺工作程序，明确工作职责，防止资料丢失，特制定本制度。下面我为你整理了档案管理制度和流程，希望对你有所帮助。
公司档案归档流程第1条第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)及相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称企业档案，是指企业在生产经营管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应当遵守《档案法》，依法管理档案，明确档案管理部门或者人员，提高员工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。
第四条企业档案工作应当接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理企业制定本企业的档案管理制度和措施，必须报国家档案局备案。
第五条企业档案主管部门依法履行下列职责:
(一)贯彻《档案法》和其他有关法律、法规、方针、政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交的有关规章制度；
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；
(三)指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档；
(四)监督和指导本企业所属机构(含驻外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期报送企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝申报。
第八条归档的文件材料应当完整、准确、系统。文件书写和载体材料应耐用。文件和材料按照规格排列。归档的电子文件应当与相应的纸质文件材料一并归档。
第九条企业应当按照有关规定确定档案的保管期限，划定档案的密级。
第十条企业应当采取有效措施安全保管档案，切实加强知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对超过保管期限的档案进行鉴定。对没有保存价值的档案，应当登记造册，并按有关规定经企业法定代表人批准后出售。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写。
相关报道。企业要认真做好对国家和社会有保存价值的档案登记工作。
第十三条企业档案现代化应当与企业信息化建设同步进行，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供和利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门和司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵害他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权变动时，应当按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案处置工作。
国有企业破产时，破产清算组应当妥善处理破产企业的档案；国有企业分立和档案处置，由分立企业协商处理。
第十八条企业应当对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档造成文件材料损失的直接责任人，或者涂改、替换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁档案造成档案损失或者损毁的直接责任人，应当予以处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
公司档案归档流程第二章符合公司实际，根据不同的制度内容编制了相应的标准化要求，使办公室各项工作有章可循，有法可依，保证公司办公事务的有效开展。这一条是办公室员工的规章制度。让我们来看看吧！
第一章总则
1.为加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务工作更加规范化、制度化、标准化，结合实际情况制定本制度。
2.本制度适用于公司所有成员，并严格遵守各项规定。
第三，符合公司的实际情况，根据制度内容的不同，编写相应的规范化要求，努力使办公室的各项工作有章可循，有法可依，保证公司办公事务的有效开展。
四、办公室工作人员应明确工作职责，简化流程，做到每周有计划，每月有总结。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直接主管领导下主持办公室工作。
二、负责办公室有关规章制度的起草、一般性文件的汇编、资料的收集和汇编等文字工作。
3.负责公司的文件管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等。，并保证各项事务有条不紊的进行。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门的工作提供相应的服务。
5.负责公司内外与爷爷关系的维护和改善，做好公司的访客接待和各项文化宣传工作。
六、收集各部门反馈信息和外部信息，上传下达各种指令，及时做出安排，当好领导的参谋。
7.协助其他部门完成上级交办的其他任务，如打印名片、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括gfd规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照《员工守则细则》执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度的要求开展工作。
第四章办公事务管理
一.文件管理系统
文件是文件的重要组成部分，是各部门根据自己的职责范围发布的具有特定版本的可执行文件。在本系统中，文件是指公司发布的内部和外部文件；并且该文件指的是内部通用的流通数据。档案是在文件的基础上形成的，档案是文件的延续。现将文书、文件、档案统一纳入文件管理，对文件管理制度作如下规定。
(一)文件管理系统
第一个管理点
1，为了使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高写作速度和质量，充分发挥文件对各项工作的指导作用。
2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。
3.体系文件应按公司文件的统一格式编制，统一页眉页脚，注明公司全称和文件性质；正文部分注明标题、时间、签发部门、内容等信息；规范的措辞和明确的表达。
4.将所有文件按其属性和类别进行编号，按编号定期归档，并做好相应的文字记录以备参考。
第二条制度规范
1，文件的起草、收发、打印、归档、借阅、销毁由办公室人员进行。
2.公司的公文报送权和发文权主要集中在行政人事部，各部门不得自行上下发文。
3.公司内部公文由行政人事部起草、审核，总经理签发；需要各部门向下或向外下发的文件，由各部门起草，行政人事部审核，审核无误后由行政办公室打印，再送回起草部门校对。校对无误后，才能正式打印、盖章，由总经理签发。
4.发送给公司的所有文件和传真都应由办公室签字并做相应记录。
5.机密文件由行政人事部主管保管，一般文件由办公室人员分类管理，定期整理并制作相关报告，提交部门主管。
6.各部门因工作需要可以借阅一般文件，必须严格履行借阅手续。涉密级文件需经行政人事主管审核，总经理批准。
7、办公室管理人员对文件借阅进行登记，作好借阅记录，并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分类，将附件、审批、定稿资料收集、归档。半年有点清楚，年底是个大的。
9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件，应报行政人事主管签字批准，并按文件管理制度办理。
第三篇文件管理流程设计
1.内部文件管理流程:起草文件→审核编号→审批签发→打印文件→签发文件→归档文件。
2.外来文件管理流程:外来签收→文件整理→文件归档→归还→文件归档→文件销毁。
3.借阅流程:申请、办理手续→审批→借阅→清退→档案归档→档案销毁。
为加强档案管理，规范公司档案收集归档的程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供满足公司需要并确保管理体系有效运行的证据。包括:公司各级部门和员工在过去和现在的活动中直接形成的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑光盘、音像、胶片、荣誉实物、证书等不同形式的历史记录。
一、档案的日常管理:
1.需要保存的电子合同或其他电子文件，应及时存入档案室指定的计算机硬盘或制作专用光盘进行编号保存。
2.应对文件和合同资料进行详细登记，并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索和利用。
3.文件和合同应科学排列，按编号顺序存放在文件盒中，标记并整齐地放在文件/档案柜中。
二、档案的归档范围
1.公司对外发布的正式文件，如向政府的请示、报告等；
2.公司收到的正式文件，如政府职能部门发送的与公司有关的法规、条例、命令、决定、决议、指示、计划、批准文件、证书等文件；
3.文件、股权文件及照片、录音、录像等。公司与其他单位之间；
4.公司领导的指示和批示；
5.重要会议材料，包括会议通知、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。；
6.报告、总结、工作日记、工作备忘录等。反映公司的主要职能活动；
7.公司的各种工作计划、计划评估/总结、报告、统计报表和简报；
8.公司与相关单位和个人签订的合同、协议等文件和工艺资料原件；
9、公司干部任免文件、员工奖惩、考核文件、公司员工劳动、工资、福利文件等人事档案；
10，公司发布的各类广告和宣传资料；
11、公司的`历史沿革、大事记和剪报、照片、录音、录像等。反映公司重要活动的文件；
12.在公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)中获得或形成的档案。);
13，财务档案；
14，各种实物档案；
15、其他具有利用和保存价值的文件材料。
例如:
1)工程部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图、声像资料(即办公资料、竣工资料、设备说明书等。);工程部负责收集初步文件，施工单位负责编制竣工图。外出文件、外来文件、相关人员出差带回的文件等。；
2)客服部:合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告资料、客户资料、市场调研资料、外出文件、对外文件等。顾客投诉、解决方案、实施反馈、顾客满意度调查和分析等记录。
3)管理部门及办公室:联络函、活动计划、外出文件、外来文件等。
三、档案的归档要求
1.归档的文件材料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印件、正式稿和附件等。
2.一般资料应归档一份原件，重要文件和高利用率文件可根据需要归档两份原件。经办部门应根据实际需要保留复印件或影印件。如因业务处理需要，稿件由经办部门保管，经总经理批准后妥善保管，并复印存档于办公室。
3.声像档案录像必须详细记录原因、时间、地点、主要人物、背景和拍摄者。归档的视听资料必须是原件，在明确完整的特殊情况下可以归档复印件。
4.子文件应与相应的纸质文件和资料一起归档，电子文件存储设备的信息应进行备份。
5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖牌、证书、牌匾、礼品等。)必须是原始文件，并保持完整。
四、档案的归档时间
1，即时归档以下文件(包括电子、视听资料等。)应在流通、加工或获取后立即归档:
1)公司规定的涉密文件；
2)重要文件，如政府批文、批准文件、许可证等。
3)原始合同、协议和工艺资料；
4)公司干部任免文件和员工奖惩考核文件；
5)其他需要立即归档的材料。
2、定期归档
1)部门每月月底前对当月文件进行整理归档，编制文件清单上报办公室；
2)部门每年3月底前将上一年度的文件资料归档并移交公司办公室；
3、电子声像档案的归档。
1)重要电子声像档案应实时进行。
2)一般应定期完成电子声像档案归档，每三个月上传一次数据。
3)每年3月底前，必须将上一年度所有归档的电子文件数据集交至办公室，办公室核实后刻录成光盘，并将数据上传至公司云端保管。
动词 （verb的缩写）文件保管
1，文件号
1)档案应按类别统一命名，命名要简明扼要，本着充分表达档案内容性质的原则，要有一定的类别，不能含糊。
2)各级档案分类名称确定后，各级档案分类名称及其代表号应按一定顺序编号，以备查阅。
3)档案分类号要预留一些空白，以便以后机构扩大或业务增加时随时补充。
4)文件分类和编号的增加和修订由办公室根据工作和部门的需要组织实施。任何部门和个人不得随意修改。
5)建立档案目录，存放在案卷盒内，便于查阅。
六、档案管理人员的职责
1，按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类和归档工作。
2、根据归档范围和要求，按时将文件材料归档。
3.员工应遵纪守法，忠于职守，努力维护公司档案的完整和安全。
4.文件借阅最长期限为两周；档案管理员应定期督促归还借出的档案。如发现损坏、丢失或过期，应写出书面报告，报总经理处理。
5、必须严格保密，不准泄露档案材料的内容，如发现丢失必须及时报告，追究责任。
6、不准打开卷内文件和任意抽取、更改卷内文件或剪切粘贴涂改其文字等。；不得随意摘录或复制案卷内容。如确有必要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案上写字、划线或做标记等。
8、不准出借，必须专用。
9.用后按时归还。如需延长借阅时间，必须通知档案管理员另行续借。
10，工作人员应遵纪守法，忠于职守，努力维护公司档案的完整和安全。
七、档案保密要求
1，档案人员和借阅档案的人员要树立高度的责任感，加强保密意识，双方做好保密工作。
2.档案分为一般档案和分类档案。
3.机密档案只能在档案室查阅，不允许带出办公室。机密文件的复印应得到项目经理或副总裁以上领导的批准。
4.涉密档案仅供档案员使用，其他人员使用需经部门主任或副总裁以上批准。
5、外来访客，由负责接待人员统一回答问题和处理所需材料。
6.档案人员丢失或擅自提供泄密的，视情节轻重给予纪律处分，直至依法追究刑事责任。
八、文件借阅、借阅制度
1.档案属于公司机密，未经允许不得外借或流通。未经公司领导批准，其他单位人员不得外借。
2.借阅档案必须经档案保管部门负责人批准。阅读文件必须放在办公室指定的地方，不得带出。需要借阅档案的，必须经档案保管部门负责人批准。
3.借阅档案，必须办理登记和接收手续。
4.档案材料借阅时间不得超过一周，必要时可以续借。过期文件应由档案员归还。需要长期借出的，必须经主管副总经理批准。
5.借出档案时，应在借出档案所在地放置补领卡，注明卷号、借出时间、借出单位或借出人，以便查阅和督促归还。
6.档案借阅者必须妥善保管档案，不得随意借阅或复印，不得拆封或损毁文件，归还时要保证档案完好无损，否则要追究当事人责任。
7.如因粗心大意造成外借档案材料丢失，应及时追查并报告主管部门及时处理。
8.重要文件和机密文件不得外借。必须借用的由主管副总经理批准，必须借用的由总经理批准。
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