企业档案工作规范的业务范围
7.1.2企业档案部门或档案员应参与产品鉴定、科研成果审批、工程验收、设备开箱验收等活动，并负责检查应归档文件的完整性和系统性。
7.1.3企业在下达项目计划任务的同时，应提出项目文件的备案要求；检查项目进度，同时检查项目文件的积累；项目成果的验收和鉴定应与项目档案的验收和鉴定同时归档；同时，项目总结要做好归档和移交工作。7.2.1文件应采用耐久可靠的记录载体和记录方法形成。
7.2.2文件编制者应将处理后的有价值的文件及时移交给本部门、项目或专业的档案人员保管。7.3.1文件排列
文件材料的归档和整理应遵循文件材料形成的规律，分清保管期限，保持文件材料之间的有机联系。文件、科技、会计、人事等文件的编排应分别符合GB 9705、DA/T 22、GB/T 11822、财会字[1998]32号、劳里字[1992]33号等标准和文件。声像、电子等载体形式文件应分别按照GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等标准进行编排。
7.3.2文件归档范围
7.3.2.1企业在筹建、建设、生产、经营、管理等活动中和产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料应纳入归档范围。国有企业的归档范围应符合1999年12月16号文件的要求。[2004]4.
7.3.2.2备案文件的主要来源有:
-企业形成的文件；
——企业收到的进口项目和采购设备的文件；
-下属单位和股份制企业应向企业提交的文件；
——企业参与的合作项目，合作单位需要向企业提交的文件；
-由该企业执行和处理的外部文件。
7.3.2.3企业应根据经营范围和业务活动类型，制定文件材料的归档范围和保管期限表。确定文件的归档范围和保存期限，请参考但不限于附录A..项目建设文件应根据企业在项目建设中的性质确定。见DA/T 28；建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档的具体范围。服务类型企业内各类文件的归档范围和企业内专业业务活动的归档范围应结合企业活动和专业业务进行编制。
7.3.3文件归档时间
7.3.3.1管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件，一般应在完成后第二年第一季度归档。
7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收前归档，且期限较长的可分阶段、单项归档；产品生产和服务业务应定期或分阶段备案。
7.3.3.3产权登记、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；采购设备、仪器或进口项目的文件应在开箱验收或接收后立即登记归档。
7.3.3.4会计专业材料应在会计年度结束后由会计部门归档，一年后移交档案部门。
7.3.3.5电子文件的逻辑归档应定期进行，物理归档应与相应类别或内容的其他载体的归档时间保持一致。
7.3.3.6磁带、照片、底片、胶片、实物等载体文件应在工作结束后及时归档，或归档时间应与相应内容的纸质载体一致。
7.3.3.7更新补充的文件，企业内部组织机构变动和干部职工调动离职时应清退的文件，企业资产产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件，应随时归档。
7.3.4文件归档要求
7.3.4.1企业实行部门、项目、专项工作文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目、专项工作的专职、兼职档案员应按规定整理文件，归档。
在7.3.4.2归档的文件应完整、准确、系统，制成的材料应有利于长期保存，图形字迹应符合设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。)形成文档。
在7.3.4.3存档的文件应为原件。如果因为某种原因没有原件，可以备案一份具有凭证功能的复印件。
7.3.4.4非纸质文件应与其书面说明一起归档。外文(或少数民族文字)资料，如有翻译成中文的，应一并归档，没有翻译的，应将书名和目录翻译归档。
7.3.4.5提交的文件通常是一式两份。重要的、经常使用的和有特殊需要的份数可以适当增加。
7.3.4.6两个以上单位共同完成的项目，应以合同、协议等形式提出文件归档要求。主办单位一般应保存一套完整的文件，协办单位应保存与所承担任务相关的原始文件。
7.3.4.7文件形成部门对归档文件填写《文件移交登记表》(见附录B，表B.1)。重要项目文件归档时，项目管理部应编制归档指导书，由项目负责人审核签字。7.4.1文件归档移交
7.4.1.65438+
7.4.1.2档案部门在接收和检查档案质量时应认真检查。文件交接登记表签字后，双方各执一份。
7.4.2文件和数据收集
7.4.2.1企业因产权变动接收所属单位的档案。
7.4.2.2企业应按资产管理权限接收其不具备资格的下属单位的档案。
7.4.2.3企业可以根据需要收集和宣传本单位的新闻资料。
7.4.2.4企业可以根据R&D和市场竞争的需要，收集与其业务范围相关的信息。
7.4.2.5企业可以根据需要向社会和离退休人员征集档案资料。7.5.1档案部门要将档案按全宗族进行分类、整理、编目。
7.5.2分类方案应根据企业的管理职能和文件形成的特点制定，并具有相对的稳定性和可扩展性。分类方案应附有分类说明。
7.5.3类别号可由阿拉伯数字、英文字母和拼音字母中的一种或混合设置。
7.5.4全族内的档案按类别集中排列，类别内的档案按类别术语依次编号。
7.5.5按照分类方案和排列顺序编制文件编号。文件编号应指单一的、唯一的。文件编号的编制方法见DA/T 13。
7.5.6文件编号可采用“[族号]分类号(或项目代码或目录号)-文件号(或零件号或盘、盒、页号)”的结构([]表示可选)。
全宗号由企业根据所属单位档案集中统一管理的需要和企业产权变动情况设置。
7.5.7纸质文件应标注相应的非纸质载体文件。
交叉引用号是反映相同内容的其他载体文件存储单元的文件号。
7.5.8按全宗、类别和保管期限编制档案目录。
7.5.9档案部门应为每个全宗建立一个全宗卷。整个卷可以单独管理。全卷主要内容及编写方法见DA/T 12。7.6.1文件存放应根据文件载体选择文件架。底图不应折叠；磁性载体应配备防磁设施。重要的文件应该在不同的地方备份。
7.6.2一般情况下，文件在存放前应进行去污和消毒。损坏的文件应及时修复或补救。对于易碎的材料和字迹，应采取复印的方式加以保护。
仓库管理
7.6.3.1仓库应保持整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防虫等防护功能(见JGJ 25)。
7.6.3.2仓库的温湿度应满足JGJ 25、GB/T 18894、DA/T 15对各种文件载体存放的要求，并进行温湿度登记(登记表见附录B表B.2)。
7.6.3.3仓库设备运行情况应定期检查，并及时消除隐患。
存放在7.6.3.4的档案要定期清理检查，确保账物相符。当存储的文件数量发生变化时，应进行记录和说明。7.7.1企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件的保管期限，对过期的档案进行鉴定。
7.7.2档案的保管期限应根据文件对企业、国家和社会的实际和未来工作参考、凭证作用和历史研究价值确定。
7.7.3档案的保管期限一般可分为永久和定期两种。会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》执行。
7.7.4永久保存文件。凡反映企业主要职能活动和历史风貌，对企业、国家和社会具有长期利用价值的文件，均列为永久保管。
7.7.5定期保存文件。凡反映企业一般工作活动，对企业一定时期工作有参考价值的文件，都列为定期保管。档案的定期保管年限按其参考价值可分为30年和10年。
7.7.6企业应定期对已达到保存期的文件进行标识。经档案鉴定委员会鉴定后仍需保存的档案，应当重新划定；保存期满后无保存价值的档案，应登记造册，填写销毁清单(见附录B，表B.3)，经企业法定代表人批准后监督销毁。销毁库存并永久保存。7.8.1档案部门应及时、准确地填报企业档案工作年报和相关统计报表。
7.8.2建立档案工作统计台账，主要包括:馆藏档案(室)；年度进出情况；档案的利用；档案专兼职人员情况；档案设施和设备；档案销毁等。
7.8.3档案统计应具有连续性。7.9.1档案部门应当加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时有效地提供档案利用服务。
7.9.2企业应根据保密规定和知识产权管理要求设置用户权限。超权限使用需经相关领导批准。'
7.9.3档案的利用应按规定进行登记(借阅登记表见附录B表B.4)。利用效果突出的应进行登记(利用效果登记表见附录B表B.5)。
7.9.4原件、复印件、缩微品和电子文件可通过直接查阅、电话查阅和网上查阅的方式提供和使用。
7.9.5企业应对档案信息进行分类汇总，形成专项汇编，如规章制度汇编、专项文件汇编等。
7.9.6企业应对档案资料进行全面整理，形成专项材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能对比、科研成果介绍、工程项目介绍、设备更新换代、市场变化等。
7.9.7企业应对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业志等。
7.9.8企业可以利用档案馆举办档案展示或展览。