如何提高秘书写作水平
如何提高秘书写作水平
弹指一挥间，我在办公室文秘岗位上干了好几年，处理了不少收发文件。我有一些公文写作的经验，想和大家分享一下。
我们应该把握公务的严肃性。公文与其他写作手法有很大不同，在格式、用词、内容上都有严格的规范。首先，写公文要写好标题，立好目的，不然会闹出笑话。记得有一次我在写关于汇报情况不需要审批的公文的时候，错选了情况汇报。虽然汇报和情况汇报只差两个字，一个是只汇报工作进展，一个是要领导批准。这篇短文被上级打回去后，我才意识到，无论是体裁还是标题，都有其毫不含糊的严肃性，必须严格把握。其次，写作内容要充实完整。没有文字的文字走不远。无论哪种语言的公文都有它的目的，文字材料一定要紧紧围绕中央主线来写。？注意到吗？需要写清楚需要知道的条款，报告必须写明需要上级知道的工作。第三是公文的文体要简洁明了，用词要准确。不管是上写还是下写，无非就是上传下达，让人知道，处理工作和问题。看到公文的人都想通过简短的文字获得更多的信息，这就要求我们在写公文的时候尽量简洁，千万不要写两句可以用一句话解释清楚的话，尽量少用偏僻别扭的词，用通俗易懂的话，让看的人一目了然。
善于运用模糊语言。模糊语言和公文的严肃性、规范性并不矛盾。有时，为了正确反映公文的思想内容，有意识地使用模糊语言，可以提高语言表达的概括性，事半功倍。比如:？最近？、?在正确的时间？、?大多数？、?经常？这些词都是模糊词，没有具体的时间和频率，但有时候，这些虚词可以用很少的词解释一些具体的情况，有写作单位的情感表达在里面，也给自己的表达留有余地。
好好学习，多思考，多实践。有人说写公文是有固定格式的，按格式套就行了，但其实写和写好一篇公文是有很大差距的。一份好的公文，简洁、通顺、不含糊，需要我们注重积累，努力学习。刚接触工区业务的时候，我也不懂维修管理的术语，但是我信？勤能补拙，熟能生巧？不懂就及时请教专业技术人员，利用大量业余时间自学公路养护管理技术知识。平时也注意收集各部门的工作动态，经常提问，经常写作。不断的充电、学习和锻炼，让我很快熟悉了单位的业务，写材料也很流畅，写一些业务相关的公文也得心应手。
以上几点是我的公文写作经验，希望对大家有所帮助。
如何提高秘书写作水平的指导
公文写作是政府官员的基本功。它不是简单的文字工作，实际上是理论造诣、思想水平、认知能力、写作技巧等综合素质的集中体现。公文写作能力直接决定了工作的质量和效率，关系到个人的成长进步。如何提高公文写作能力，我们结合实践谈几点看法。
第一，提高政治素养，夯实理论基础
无论是地方还是军队机关工作人员，在日常工作中往往涉及大量的理论和政策问题，对理论、政策和法规的要求很高。在实际写作中，他们只谈论事情和讨论论文。没有一定的理论和政策水平，是不可能写出高质量的公文的。因此，在和平时期，我们必须认真学习有关的马克思主义理论、党的路线、方针、政策和军队政治工作理论。这些理论是我们同党中央保持高度一致的源泉，是我们观察、认识和分析工作问题的指南。只有理论素质提高了，我们的头脑才能更敏锐，思维才能更活跃，视野才能更长远，写出来的东西才能有正确的立场、观点和深刻的思想内容，具有很强的逻辑性和理论说服力。当然，理论的作用是间接的。比如一份调查报告，可能不会直接谈理论问题，但其观点是理论视角和对调查材料思考的结果。理论的作用是潜移默化的，不能指望马上学会理论。要打牢理论基础，必须付出长期艰苦的努力。
第二，抓住关键环节，快速寻求突破。
在掌握一定的政策理论和具备一定的理论素养的基础上，抓住提高公文写作的关键环节，才能达到事半功倍的效果。首先是学习军队公文起草的有关规定。公文的分类、作用、一般内容、起草要求和格式是最基本的写作方式，要认真学习和记忆。二是看一些写作理论的专著。这些书会告诉我们如何确定主题、确立结构、使用材料，以及比较、关照、传承、转化等写文章的基本问题。第三是学一点语法和修辞。目的是把文章写得流畅、漂亮、丰富。第四是学一点逻辑。逻辑与写作密切相关。一些公文因为没有掌握最起码的逻辑规则，出现偷换概念、转移话题、自相矛盾等错误。五是精读文件。当阅读一份文件时，你发现它写得很好。一次都不要过。你要仔细研究它的结构、观点、材料、论证方法、表达方式，研究它有什么好的地方，如果让你自己写，怎么写，有没有其他的写法等等。仔细琢磨，体会，学习，你一定会悟出一些道理。还有一种方法就是通过对比公文修改稿来学习行文方式。把领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，在对照的同时思考一下为什么要这样改，肯定会受益匪浅。
第三，熟悉全局工作，培养广阔视野。
机关里的工作分工很细，对工作分工了如指掌是合适的，但不应仅限于此，还应熟悉全局。只有了解全局，学会从全局看问题，才能更好地把握局部，正确评价本系统、本部门工作在全局中的地位和分量。不了解大局，往往会只见树木不见森林，把自己分管的工作强调到不恰当的程度，对下面提出一些不恰当的要求。强调要了解全局，因为机关的工作是一个相互联系的整体，任何工作都不能孤立地进行；还有一个原因是，一些中心工作往往是从各个部门抽调人员来完成的。如果对整体工作不熟悉，会觉得不舒服。所以在掌握专业的同时，一定要多了解全局。比如年度工作要点、基本工作思路、一些重要会议精神、上级和同级下发的重要文件、首长的讲话指示、重要典型情况等都要了解。多参加一些重大的实践活动，多接触基层就好。没有这些条件，你可以通过阅读文件和相关资料学到很多东西，而不仅仅是去现场。比如一个单位开展一项工作后，也可以通过看一些资料得到一个大概。通过阅读文件，我们不仅可以掌握政策，还可以了解情况。对于政府官员来说，这是一种快速而经济的学习方法，应该充分利用。
第四，勤于锤炼思维，提高写作理解能力。
从字面上理解就是理解和思考。有些人领导说什么就做什么，很少想什么。相比于大学毕业的纸网对这篇文章糟糕的收集整理，很难大幅提升自己的写作水平。提高写作水平，光靠别人教是不够的，还要有悟性。写作水平提高的快不快，取决于你的理解。有些东西只能理解，不能表达。你得自己去理解和思考。如果读书学习后不思考，就很难在脑子里留下东西，最终学无所得，学无所用，收效甚微。有了理解，事情才能融会贯通，工作才能得心应手，游刃有余。有时候我们的眼睛很忙，头脑很闲，看到的东西就像过眼云烟，没有印象；有时候在思考和处理问题的时候，往往就事论事，看不到泰山。那么如何提高理解呢？我们需要强化三种意识:一是要强化政治意识。做材料本身就很有政治性。政治觉悟和政治敏锐性不强，写出来的材料就不会高大上，没有分量。第二，要强化超前意识，也就是我们常说的远见。凡事预则立，不预则废。尤其是在当今时代，没有超前意识就无法预测事物的发展趋势，把握发展方向，提出正确的对策。第三，要强化多向思维意识，窥一斑而见全豹，由表及里举一反三。
五、力求简洁，增强精品意识。
公文写作是一件很严肃很重要的事情，尤其是语言要简洁通俗，还要准确精炼。精确和精炼是智慧的灵魂。陈述、列举、解释要简单明了，字要长，词要短。在实际工作中，提高写作能力要做到两个意识:一是要自觉按。水平是逼出来的，压出来的。人还是有一点压力的，这种压力体现在工作上，就是责任感。有了这种压力，你会有意识地学习和思考；有了压力，你会学到不会的，不懂的就问；有了压力，材料就会得到改善。二要自觉树立高标准意识。首先，写材料要满足自己。千万不要把我们不满意的交给领导。我们必须竭尽全力。如果我们失败了一次，我们会做两次或三次，直到我们满意为止。那种？写不写是态度问题，是水平问题吗？说白了就是责任心不强。
克服懒惰思维，发扬吃苦精神。
写作真的是一件苦差事。工作时间方面，没有非黑即白，任务什么时候来，什么时候做；从工作量来说，是没有止境的。今天的任务没完成，明天还有任务等着你。在工作标准上，没有限制，有些内容几乎每次开会都讲，但每次都不是上一次会议的重复，总要有新花样和新思路；从写的内容来看，是写不完的。从高官讲话到会议资料、政研文章，不是一个或几个领域，而是全方位、多主题的。不难看出，想要有超群的写作水平，就得吃别人吃不到的苦，付出常人不愿付出的努力。做到这一步很不容易。首先，我们必须克服它？害怕？然后呢。懒？的想法。有的人怕写材料，宁愿干点别的，跑腿，也不愿搞材料；有的人不想写材料，可推可拖；有些人刚加班几个小时就怨声载道。这些都是吗？害怕？然后呢。懒？思想在起作用。想提高写作水平，就要有吃苦的心理准备。能吃苦，就能成功，就能体验到甜蜜。苦瓜是苦的，但有人喜欢，因为它能清热去火，对身体有好处；写文章很苦，但是通过艰苦的训练，我得到了锻炼，提高了分析问题解决问题的能力和理性思考的能力。第二，要耐得住寂寞。别人会玩，你不会玩；别人可以少想，不想，你什么都要想。实际一点好吗？人憔悴了也不后悔？的精神。第三，要敢吃苦，能吃苦，勤吃苦。如果你敢写，俗话说万事开头难，但开头不难。多写，不仅要积极完成布置的任务，还要主动承担一些任务。勤于写作。一天不写材料，几天不写。一天不练理解，几天也不会写别人的理解。有人说？只看不写就高人一等，写不看就慢？事实就是如此。
综上所述，政府官员只要掌握必要的基础知识、深厚的专业知识和广泛的辅助知识，理论联系实际，努力学习，就能有效提高公文写作的质量和效率。
如何提高秘书写作水平
公文，即公文，是党政机关、企事业单位和一切社会组织在处理公务时形成的，按照严格合法的有效程序和规范格式，具有传递信息、记录事务功能的载体。是传达贯彻党和国家的方针政策、发布法律法令、部署指导工作、请示答疑、组织活动、联系公务、洽谈业务、记录和沟通信息的重要工具。
在公文处理中，文稿起草是第一个也是最重要的环节。与其他环节相比，往往需要更多的思考，需要更多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常辛苦细致的创造性脑力劳动。文字表达水平也成为业务能力的主要体现。提高公文写作水平，应从提高起草人的逻辑思维、经验和综合素质入手。这没有错。秘密？可以说一定要努力，多学习，多思考，多实践。你愿意吗？一个苦行僧？，愿意去做。其实公文写作是有其基本规律可循的。只要掌握了这些规律，努力学习，多练习，积累好的知识，就能达到炉火纯青。写字像神一样？领域。本文拟结合个人工作中遇到的一些问题和同事的一些体会，谈谈对提高公文写作能力的一些粗浅看法。
目前，党政机关共有法律语言15种。分别是:决议、决定、命令(令)、通知、意见、通报、公告、公报、请示、报告、答复、信函、提案、纪要。其中，决议、决定、命令(令)、通知、通报、批复是党政机关使用的法律脚本。而请示、汇报是党政机关使用的法律语言。意见是党政机关使用的法律下位和上位语言。其他的，比如信件，是不隶属的机关之间使用的法律语言。纪要，即会议纪要，是党政机关、企事业单位、社会团体常用的法律语言。
公文中的常见问题:
(一)公文语言错误
1.创造文学形式。除了官方语言，我们可以随意创造官方语言。常见的有:？求报告？、?什么情况？举报？、?申请？等等。
2.语言的误用。误用属于机关的其他应用语言，尤其是商务文件中的应用语言，作为正式公文。常见的有:把属于规章制度类的语言？方式？、?协议？、?信息？、?实施细则？等等。被直接用作官方语言。但上述实用词如果以转发或发布通知的形式发表，则属于标准用法。比如？现代投资有限公司长沙分公司关于印发XXX办法的通知？。
3.混合语言。不按功能和适用范围选择语言，导致相邻语言混用，造成书写关系不清，书写目的不明，书写性质混乱。常见的有:？请示？用什么？举报？、?请示？用什么？信？混合。主要表现在报表误用说明，如？关于申请增加XX资金的报告？。威尔。请示？、?举报？分享为？求报告？，会吗？提交审批？误用为？请示？误用信作指示或报告。
(B)文件标题错误
1.缺乏发行权限。如“关于增加一名保洁员的请示”应写成“关于XXX收费站增加一名保洁员的请示”。
2.文字繁琐。比如“XX收费站关于要求解决XX的请示”应该是“XX收费站关于解决XX的请示”，后面是请求，前面用请求是多余的。
3.标点符号的滥用。公文标题中，引用文件名或特定词语时，除书名和引号外，一般不使用标点符号。如长沙分行关于长永高速、长潭高速XX的请示，应改为长沙分行关于长永高速、长潭高速XX的请示。
(3)公文内容有误
1.标点错误。比如？目前XX车的不良状况存在:转向器抖动、轮胎磨损严重、车辆行驶过程中动力突然加减速等严重安全隐患。应该改成？目前XX车车况较差，车辆行驶过程中存在严重的转向机构抖动、轮胎磨损严重、突然加减速等安全隐患。？
2.这种说法是错误的。比如？最近站在车站范围内的例行安检过程中，发现？应该改成？最近在站内XX设施例行安检时发现的。
3.错别字。比如？参加邀请会的站领导、班长、最美收费员名单如下:应该改成？参加会议的有:站领导、班长、最美收费员(名单如下)。？
4.用词不当。比如？虽然每天都有清洗，但无法保证时效性和区域性，很难面面俱到。？时效性是指信息的新旧程度，市场的最新动向和进展。地域性是指任何知识产权只能在一定的区域内产生并受法律保护。这两个词不适合用在这里。它们应该改成？虽然每天都打扫，但是不能保证效率和质量，很难面面俱到。？
(四)公文格式错误
1.一些官方文件，结尾？没有，请指示？、?特此告知？之后用什么？！？，应该改成？没有，请指示。特此通知。？
2.附件名称后要加标点符号，附件与正文之间不能有空行或空格，如？附:1。XXX项目预算清单。？根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)，如有附件，应在正文下方留一行空白？依恋？该单词后面跟一个全角冒号和附件名称，附件名称后面不加标点符号。如果有多个附件，用阿拉伯数字标记附件的序号。当附件名称很长，需要返回时，应该与前一行附件名称的第一个单词对齐。
3.书写日期用中文数字，或者只写日期，书写日期上没有发证机关签名，如？2013年6月？。按照规定，书写日期要用阿拉伯数字标注，年份要用全称标注，不能填写月日。单个机关行文时，签发机关的签名一般安排在行文日期上方的中央，以行文日期为准。
4.公文中结构层次序数的错误使用，如？(1), 1,?等等。公文中结构层次的序数可以依次使用吗？1.1.(1)?标记；一般一楼用黑体，二楼用斜体，三四楼标仿宋体。
二，文件错误的原因分析
经过初步分析，我认为目前公文中出现此类错误有以下几个原因:
(一)起草者从思想上对公文起草不够了解。
公文中的大部分问题，在起草和修改公文时，只要稍加注意就可以消除。但由于对公文起草缺乏了解，起草人随意组织文字，以为只要把意思表达清楚就行了，剩下的交给办公厅和看文件的领导。甚至有些起草的公文含义模糊，主题模糊，让审稿人百思不得其解，只能和起草人面对面修改。有时候，审稿人指出错误后，同样的错误和失误会在公文中一再出现。
公文写作是一项严谨细致的工作，有其特定的格式和语言，不像日记或微博那么随便。如果不能提高认识，放任自流，就会导致公文格式不规范，语句不通顺，破坏公文的严肃性，使读者认为支部马虎，不能委以重任。
(二)缺乏经验，不善于总结
有的同事写公文用笔很重，思路很乱，不知道如何下手。有的同事起草了很多公文，但是写出来的文件还是不够逻辑和简洁。其实公文写作有很多规律要把握。这些法律隐藏在已经颁布和修订的官方文件中。不善于总结提炼经验，你会？十个字像一篇文章？原地踏步，毫无进步。
缺乏系统的培训
除了少数在支部从事公文写作的同事外，大部分都是非中文系毕业，所以对文字不敏感，对公文特殊用词了解不多，对公文结构研究不足。比如在回复中，必须在回复的开头引用通信信的标题，比如？你方关于XX的来信于X年X月收到。经研究，现答复如下:？但在工作中，我看到有些回复没有引用信的标题，直接进入主题，这是我对公文结构不熟悉造成的。
三、如何提高公文写作水平
鉴于以上原因，我认为可以通过以下途径提高公文起草者的公文写作水平:
(一)提高认识，增强责任感，做好公文写作的审读和提炼工作。
起草者必须认识到，公文是传达政府命令的重要工具，是落实决策、指导工作的重要载体。公文质量是衡量机关工作水平的重要标志。可以说，公文的质量在一定意义上代表了机关的形象。如果机关下发的公文不合理、拼写错误、晦涩难懂，机关形象就会大打折扣。公文的质量不能只靠综合办，也不能把问题交给领导。这是我们每个人的事。如何在起草的时候打牢基础，在修改的时候锦上添花，在打印的时候查漏补缺，是每个人都要时刻考虑的事情。正如曹丕云所言:盖文章，国家大业，不朽大事？。
(2)勤写多练，善于思考积累，掌握公文写作规律。
在公文写作中，要肯动脑筋，不断探索和掌握有关的规定、工作规律和诀窍，不断总结经验教训，并运用到实际工作中去。其实写多了会发现很多公文写作的规律是可以把握的。比如部署一项工作的公文，要解决三个问题:重要性和紧迫性，操作性组织和领导。正式文件的第一部分是解释我们为什么要部署这项工作。从形势和背景、存在的问题、不这样做会有什么严重后果三个方面找原因。可操作性是公文第二部分要解决的问题，主要是说明组织对这项工作有什么具体的安排和要求，让公文接收单位或者台下参加会议的人去做。第三部分强调要加强组织领导，确保这项工作落到实处。再比如工作计划和工作总结的区别。计划要列出几个具体方面，要干净、可行、可操作，不能太满也不能太具体，要给实际工作留有余地。工作总结和工作汇报，要求照顾到方方面面，特别是工作的成绩不要一个人全照顾到。写的时候要更细致，点面结合，要正确。才华横溢？甚至可以用墨水描述事物来加深印象。
(三)尽可能开展或参加专业培训。
公文有其特定的格式、特殊的用词和固定的结构，只有通过系统的学习才能进一步强化和完善。培训的对象应该不仅限于各单位各部门主要负责公文写作的人员吧？专员？相反，应该尽可能让更多的人参与进来。6月21日，办公厅举办了相关业务的培训，期间就公文管理、公文写作、档案管理、政府信息写作、固定资产等方面的一些实用知识与学员进行了讨论和交流。最近在工作中发现，一些在培训中分析、解释、纠正过的错误，现在还在犯。原因是起草人没有参与培训？专员？在这些问题上还不清楚。在实际工作中，各部门的大部分员工都有可能成为绘图员。如果不参加培训，他们在写公文的时候可能还是会很迷茫。