这个办公室在档案管理的便捷性上存在哪些问题？

为进一步加强中能集团公司档案管理，促进集团公司各单位、各部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用，有效保护和利用档案，维护和保障集团公司合法权益，促进集团公司健康发展， 集团公司档案管理按照“集团公司统一领导、统一管理”的原则进行，全面实行“集中定点、分散保管、分级查阅”的管理原则。 根据集团公司档案管理工作的有关要求、实施办法和精神，特制定本暂行规定。

第一条综合档案室是中能集团公司统一领导下的全集团公司各类档案(财务档案除外)的主管部门。本规定所称档案，是指中能集团公司各级部门和员工从事经营、管理、公关、宣传等工作，在过去和现在的活动中直接形成的各种文字、图表、账册、凭证、报告、技术资料、电脑光盘、声像、胶片、荣誉实物、证书等不同形式的历史记录。

第二条综合档案室保管的各类档案(资料)是中能集团公司档案的组成部分，其所有权属于中能集团公司。任何人不得私自挪用或损坏。档案工作由中能集团公司统一领导。综合档案室负责接收、收集、整理、归档、保管档案并提供利用，监督各部门及下属子公司的档案管理工作。各分公司各部门指定兼职人员(即资料员)负责档案管理。

第三条综合档案室隶属于集团总裁办公室。设置一名专职主管和若干名兼职档案管理员。院长办公室主任兼任综合档案室主任。综合档案室在业务上接受上级档案局、处(室)的业务领导(指导)，在行政上接受集团公司的领导和监督。

第四条综合档案室按照“统一领导、统一管理”的原则和全集团公司档案“集中存放、分散保管、分级查阅”的原则，全面做好集团档案管理工作。其主要职责是:

1.积极贯彻并认真执行国家档案法和中能集团档案管理的具体要求，及时制定和修订集团公司档案管理的具体操作规程和办法；

2.监督和指导集团公司各单位、各部门实施各类档案的预归档、收集、整理、滚动、归档、编目和统计，对整个集团公司的档案实行集中统一管理；

3.对于中能集团公司综合档案室保管的档案，各分公司、单位部门资料员应做好平时档案的预归档工作，在事件发生后，或每季度第一个月10日前，将上季度需要归档的预归档档案装订成册，移交综合档案室保管，任何人不得据为己有；

4.部门保管的档案应于每季度第一个月10日前汇编成册，报集团综合档案室。分级保管人应于每年2月10日前向集团综合档案室提交档案总目录和预归档材料目录；

5.积极开展档案知识的宣传、教育和培训，收集、整理档案信息，提供档案信息利用服务；

6.严格执行集团档案管理的保密和安全制度，确保档案的完整和安全；

7.及时承担并完成主管领导交办的相关档案工作。

第五条中能集团综合档案室有权根据集团公司档案管理的有关规定，结合并遵守国家档案法和上级档案机关的有关规定，组织并参与集团公司生产经营管理等专项项目实施情况检查、成果鉴定、生产经营和重点项目竣工验收等重大活动(事件)的征集组织工作。

第六条集团公司综合档案室工作人员必须坚持四项基本原则，热爱本职工作，认真学习业务，不断提高自身素质和管理水平，为中能集团公司档案管理做出贡献。

第七条对积极认真做好档案收集、整理、保管和利用工作，并取得显著成绩的部门或个人，集团综合档案室有权向上级主管领导提出表扬或通报奖励等建议。

第八条对违反档案法或不执行集团有关档案管理规定的部门或个人造成档案损毁或丢失的，综合档案室有权视情节轻重，提出批评或建议给予批评、教育、罚款、行政处分等处分。

第九条处理规定:有下列行为之一的，根据情节轻重，给予20-500元扣薪，构成犯罪的，依法追究刑事责任:

1.损坏、丢失或未经授权销毁集团企业文件；

2.擅自对外提供、复制集团企业档案的；

3、涂改、伪造文件及一切违反集团公司档案管理规定的行为；

4.档案管理员未及时报告归档或管理不善的；

5.借阅、外借或超手续者(档案管理员将受到处罚)。

第十条责任:

1.本管理制度适用于中能集团公司所有单位、部门和员工；

2.本管理制度实施和监督的责任部门为集团公司总裁办和计划部，第一责任人为集团专职档案员和各部门指定的专职或兼职资料员；第二责任人是专职或兼职馆员所在部门的部门经理(部门负责人)。

第十一条本制度的规定与国家档案法和上级档案机关的有关规定不一致的，以上级规定为准。

第十二条按照档案管理升级标准的要求，根据中能集团企业发展的需要，及时修订并逐步全面完善集团公司综合档案室档案管理制度，逐步制定并逐步规范集团公司综合档案室档案管理制度和档案管理法规。这些制度包括档案员职责、档案借阅查阅制度、档案归档制度、档案鉴定销毁制度、档案员岗位职责、声像档案管理办法、实物档案管理办法、档案安全管理制度、档案保密制度、档案库房管理制度和兼职档案员岗位职责。

第十三条附则:档案定期管理制度、档案收集、档案整理、档案归档、档案保管与销毁、档案开发利用、档案借阅、档案保密等制度。

(一)档案日常管理制度

1.中能集团公司各类档案的管理应符合科学性、规范性、系统性的要求，确保存放有序、查找方便，并按规定要求分类有序排放。

2.保持档案整洁、干燥、卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作；定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

3.档案室严禁存放易燃、易爆、杂物、食品等危险品。经常检查档案室的消防设备。

4、严格保密制度，做好文件保密工作；未经允许，外人不得进入档案馆。未经批准，任何人不得将档案带出档案室，更不得私自摘抄和传播，并严格遵守保密制度。

5.档案工作人员应锁好门窗，妥善保管档案钥匙，确保档案安全。

6.熟悉档案，定期检查库房档案和资料的保管情况，确保帐物相符。破损、褪色的文件应按规定要求及时复制。

7、档案中有温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，并制定管理方案。

8.借阅档案必须经档案管理主管领导批准，并办理借阅登记手续。未经集团公司主管领导批准，不得借阅档案。一般来说，只允许借阅文件的副本。原则上不允许外借原始档案。借阅者应妥善保管原始档案，用后及时归还。(重要档案未经集团总裁批准，任何人不得外借。)

9、认真做好日常防范工作，做到人远离灯，切断电源，消除火灾隐患，确保档案安全。

(二)档案收集系统

集团公司档案人员应按照有关规定，将分散在公司各部门、各人的生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务、经营管理等方面的文件和资料，集中到集团公司指定的档案馆统一管理。任何部门和个人不得私自保存、占有、销毁或者带走应当归档的材料。

1，根据法律。

档案必须依法依规收集，并按中能集团公司要求严格及时分类归档。公司各部门全体员工要明确档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作档案与个人学术、科技发明等具有知识产权的资料的区别。管理部门不得强行收取属于个人知识产权范围的材料(个人自愿出资另当别论)，个人不得将应归档的工作材料据为己有而拒绝归档。

2.完善机制

建立档案收集的工作制度和评估制度，要建立必要的机制，明确收集范围、对象和期限的要求。

(三)备案制度

中能集团公司档案整理是指对需要进一步整理的零散档案进行基本的分类、组合和编目，使之系统化、科学化，有利于档案的保存和利用。

1.规范分类:公司档案的整理要服从整体的调控，不能各自为政。排列方法:

(1)方法:针对问题特点，设置小卷，一次一卷。

(2)步骤:

一、文件收集

文档档案:本年度上一年度的卷，本年度的卷是预先建立的；业务中签订的各类经济合同按合同管理规定进行管理和归档。

生产科技档案:生产科技项目和产品类别的书籍。

b、文件排列按分类和时间排列。

c、文件分类按文件来源、时间、编目、内容、单位、编码顺序分为若干级别和类别；归档前，将资料按规定要求分类，分组放入待办文件中。

d、归档整理区分不同的价值，确定保管期限:永久、长期、短期。

2.保持结构完整性

公司档案的归档应根据生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务和管理活动过程中形成的文件和资料，以及自身的规律进行，以保持结构的完整性。

3.保留整个系统。

集团公司档案的整理应根据各类档案的来源、时间、内容、性质等条件，保持其历史联系和整体体系。

(四)档案归档制度

1.为帮助集团公司备案部门做好平时的备案工作，提高备案质量，方便备案前的检索和利用，按照规定要求实行备案前制度。

2、集团公司相关部门的兼职档案员，首先要进行培训和学习，按规定要求，按归档前的类别进行及时收集、积累，并定期整理。

3.集团公司档案室要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好预归档工作。

4.论文的构成必须遵循文件材料的形成规律，保持它们之间的有机联系，便于参考和利用。

5、试卷的技术要求:

(1)内容相同的文件材料构成一卷；内容相同的文件材料过多的，可以分别组成几卷，每卷不得超过150页；

(2)卷内密不可分的文件材料在前，附件在后；先打印，最后定稿；回复之前，在订单中请示；

(3)依次对页面进行编号，页码的位置在不装订线一侧的上角；

(4)填写卷内内容和参考表。每份文件必须注明单位部门、负责人和时间；

(5)将卷内所有资料拆下用线装订，对破损的文件资料进行修补；

(6)案卷封面各栏应填写完整，所写标题应简明扼要，体现编者、问题(内容)、语言三要素；

(7)档案袋和卷盒应按有关规定执行。

(五)档案保管制度

1，必要的硬件保障

为了档案的完整、安全和工作的方便，“三室分开”，即档案库房、职工办公室和档案借阅室要分开，档案库房必须独立。档案应通风干燥，配备防潮、防霉、防蛀、防火(灭火)、调温、通风等必要设施，并有可行的防盗设施。

2.完善的软件建设

建立档案管理的常规工作制度。例如收集、整理、分类、归档，

借出、识别、消除和销毁系统。建立相应的工作数据。

3、做好归档验收工作。档案室在整理、组卷后，归档前应对档案进行鉴定和验收。不符合要求的，必须重新整理，合格后方可备案。

4、按集团公司的规定要求做好分类和编号工作。

5、按集团公司的规定要求做好编目工作。目录中每个条目的基本描述项包括:序号、档案号、标题、日期、页数、保存期限等。实行计算机辅助档案管理的，应当输入计算机目录，建立信息库，实现检索、统计等上机操作。

6、按文件编号依次排列在书架上。

7.定期进行全面检查，并做好检查记录。发现问题及时采取补救措施，并向主管领导汇报，确保档案安全。

8、要严格做好标识和销毁工作。根据归档范围和保管期限表，提出销毁或延长过期文件保管期限的意见，并经集团公司总裁授权的主管领导批准。销毁档案必须报集团公司总裁或总裁授权的主管领导批准。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清单上签字。

9、认真做好文件统计和重要文件备份工作。

(1)建立档案接收、移出、利用、销毁统计台帐，及时报送统计报表。

(2)建立文件备份系统。必须备份集团公司所有有价值的文件、报表和业务记录。各部门应尽量使用计算机进行管理和工作，以便于业务数据的数字化处理和保存；存储在计算机中的数据文件按照《计算机管理办法》进行管理。备份盘应与原盘分开存放，公司的备份盘应存放在公司外。

10.及时做好档案工作。归档的文件材料如有遗漏，集团公司应组织各部门及时补充归档，档案室将补充归档材料插入相应的档案或单独成卷，排列在相应年度档案目录的底部。

(六)档案开发利用制度

1，提供使用

(1)集团公司档案室按照借阅制度办理档案借阅、查阅手续，做好借阅记录。对借出的档案应定期督促归还，如发现损坏或丢失，应写出书面报告并提交集团公司主管领导；根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。

(2)档案室应提供检索工具，指导用户查找档案，回答用户的各种相关问题。

2.信息发展

(1)集团公司应组织专业人员利用各种档案编辑各种形式的能有效服务于生产经营的参考资料和汇编，如生产科技工艺汇编、设备开发、重组、利用和管理汇编、科技创新经验汇编等，为生产经营管理提供信息服务。

(2)档案室要注意收集技术创新、生产经营管理等档案的利用案例，将典型案例汇编成册，鼓励和推动利用现有档案提高集团公司生产经营管理水平。

(7)档案借阅制度

1.查阅一般会议记录、会议纪要和不重要文件，必须经主管部门办公室负责人或其他相关部门档案负责人批准。查阅集团办公会议纪要和集团公司重要文件，须经集团公司主管领导批准。

2.集团公司各单位因工作需要，可查阅本单位归档的档案，经主管部室领导批准，可在档案室直接查阅。查阅非部门单位的重要档案，必须经档案归档单位领导同意，并经集团公司主管领导批准。

3、查阅生产技术和其他科研档案，课题人员根据有关规定可直接向档案馆借阅。非项目人员咨询时应获得项目负责人和主管部门领导的批准。

4、开放档案，凭单位和部门的介绍信、证明，说明利用档案的目的和范围，可在档案馆查阅有关手续。确需借出时，不得超过五天，并经主管领导批准。逾期不归还的，档案工作人员应当及时督促归还。

5、阅读文件时，必须保守文件的秘密，确保文件的安全。不得擅自涂改、划线、切割、拆卸、摘抄、替换或复制、转借，违者追究责任。

6.如公司因工作需要借阅文件，应填写文件咨询单。员工不得随意带出与公司有关的重要文件和资料。如因工作需要外借文件，需办理借出手续，经部门办公室负责人和集团公司负责人批准方可外借，用后归还。档案借阅者必须妥善保管借阅的档案，不得复印、调换、涂改、污损、交叉等。未经允许，更不要说为了躲避而离开他们。向其他单位借阅档案时，必须有本单位介绍信，经集团公司主管领导同意，方可在档案室查阅。档案原件原则上不允许外借，一般只允许外借档案副本；重要档案原则上不外借，按要求在档案馆查阅。

7.档案工作人员应仔细检查和检验借出后归还的档案。发现问题，要当面询问借款人，了解情况，记录下来，上报主管领导。

8、摘录或复制档案，必须经档案人员核对，加盖印章，以资证明。重要或涉密档案需要复印时，必须经有关单位主管领导批准，否则不能随意复印。

9、借阅文件时，必须登记并签名。参观者使用档案后应填写利用效果登记表，由档案室保管。

10，严格控制借阅档案，认真履行借阅档案审批手续。

(8)档案保密制度

1.认真学习贯彻国家保密法和保密法实施办法，严格执行集团公司档案管理规定，增强保密意识，正确认识和处理市场经济条件下的企业档案保密工作。

2.档案人员必须遵守保密法律法规，履行保密职责，对中能集团企业的秘密有高度的责任感。无论如何，他们都要重点保证中能集团企业的秘密安全。

3.严格履行档案接收、迁出、借阅、销毁登记手续，严防中能企业档案秘密泄露。

4.严格按照中能集团公司相关规定开放档案，不得随意扩大开放范围。

5、特殊情况需要复制和摘抄机密档案时，必须经集团总裁或总裁授权的主管领导批准，方可复制和摘抄。

6、档案工作人员不得向无关人员泄露档案。

7.不要在办公室与非工作人员谈论文件机密。

8.不要说不该说的秘密，不要问不该问的秘密。

9.秘密文件和资料不得带入公共场所。

10.不要在公共场所或公用电话上讨论档案的秘密事项。

(九)本规定自发布之日起施行。