中小企业如何规避IT外包带来的风险？
(《外籍员工如何保守秘密》)
ITOutsourcing是一种服务模式，客户将其全部或部分IT工作外包给专业公司。客户整合利用其优秀的外部IT专业资源，以降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力、增强客户对外部环境适应能力的一种管理模式。随着中小企业信息化建设的深入发展，IT外包服务的重要性日益显著，中小行业希望利用IT服务提供商的专业技能提高企业的信息化水平。然而，不成熟的IT外包仍然存在一些风险，如果处理不当，会给企业造成巨大损失。企业如何规避这些风险？
中小企业IT外包存在的风险
从1控制的角度:IT外包在及时提供服务和保证服务质量方面可能会失控；灵活性降低，需求的任何变化都必须得到外包商的批准；成本可能会在不被察觉的情况下上升；外包商及其员工可能被允许访问公司机密信息:在保护组织的知识产权方面也可能存在风险。
2.从不确定性的角度:当IT外包在技术和业务上存在不确定性时，对支撑未来业务的信息系统有什么要求？外包是否会使组织失去做出改变以满足业务需求的能力？另外，由于技术的不可分性，外包可能会造成极度的混乱。
3从成本的角度。IT外包可能不会降低信息系统的成本，但由于不可预测和无法解释的变化，会导致更高的成本；风险也来自于特定外包商的性质和行为；外包切断了组织学习信息技术在其业务领域的最新发展和应用的途径，可能导致组织未来的学习费用急剧上升。
4灵活性的角度。IT外包不可避免地使企业失去一些柔性，这种柔性可分为短期柔性、中期适应性和长期进化循环。
根据以上分析，由于信息不对称、信息失真、外包市场成熟度低、技术创新等因素的影响，中小企业与IT外包提供商的合作存在诸多风险。当IT系统委托给服务提供商管理时，企业在一定程度上失去了对信息系统的控制。IT外包服务的风险需要从中小企业自身、IT服务提供商、信息和知识产权三个方面进行分析。
中小企业自身产生的风险
在IT外包服务过程中，中小企业作为管理的主体，在管理思想、管理行为、知识水平等方面对IT外包服务有很大影响，也可能直接或间接导致风险。
选择低水平不成熟的IT外包服务商的风险。在it外包服务提供商的选择上，由于中小企业在选择标准和流程上的疏忽和漏洞，或者没有全面考察和评估提供商的综合服务水平和综合实力，以及片面追求IT服务提供商的本地优势和低价，中小企业可能会选择低水平、无经验的服务提供商，这将使IT外包在服务时效和服务质量上失去控制，容易导致中小企业经营管理上的损失。这种风险是最严重也是最致命的，因为一旦选择了不合适的IT服务商，在后期的服务过程中就很难有挽回的余地。
随着时间的推移和服务范围的扩大，中小企业对IT外包服务商提供的服务的依赖会逐渐增加，他们会逐渐失去信息控制，最终可能导致中小企业对外包服务商的完全依赖，任何需求的变化都必须得到外包服务商的批准或获得，从而降低IT外包服务的可用性和灵活性。中小企业对IT部门的重视程度会降低，IT人员的技术水平和综合能力会大大降低，创新能力也会下降，最终可能导致中小企业整体IT水平的下降，从而失去信息控制力和竞争力。
信息技术外包服务合同引发的风险。在制定IT外包合同的过程中，如果中小企业没有制定全面详细的合同细节以适应需求的快速变化和其他可能的变化，如没有详细规定服务提供商必须提供的最低服务水平、服务范围和标准、出现故障时的服务水平和响应时间、信息泄露处理机制等。，很容易使中小企业处于被动地位。同时，在合同执行过程中，如果中小企业不能对服务商的财务状况、支持能力、关键人员进行有效的监督和管理，忽视必要的审计检查和文件交接，最终可能导致整体服务水平下降。
外包服务商带来的风险
在IT外包服务过程中，中小企业作为这项服务的承担者，通过合同明确了服务内容和服务标准，但仍不确定外包服务商最终能否提供合同约定的服务。从外包服务商的角度来看，主要会带来以下风险。
IT外包服务商内部不稳定带来的风险。在外包模式下，中小企业的IT应用在技术上依赖于外包服务商，服务商内部的不稳定性成为重要的风险来源。内部稳定性主要包括组织结构的稳定性、关键人员的稳定性和技术能力的稳定性。目前，IT行业的快速发展已经极大地威胁到外包服务商的内部稳定。在合同执行过程中，服务提供商的组织结构、关键人员和技术能力的任何变化都可能导致IT外包服务陷入困境，最终导致服务提供商无法提供外包合同规定的服务。
IT外包服务商对中小企业业务需求了解不全面导致的风险。外包服务商的技术水平一般都比较高，对它的了解也比较透彻。但由于不了解行业，他们有时无法完全了解企业内部流程的业务需求。如果外包服务商没有与企业充分沟通，就很容易导致需求分析阶段高质量的需求分析失败，使后续阶段为纠正需求分析阶段的错误付出高昂的代价。
增加中小企业隐性成本的潜在风险。选择IT外包的一个重要目标是降低IT运营和投资成本。随着对外包服务商的依赖越来越大，中小企业付出的隐性成本会不知不觉地增加，比如选择服务商时的交易成本，将IT服务交给服务商时的转换成本。更有甚者，如果服务提供商不断追求先进的IT技术，却无法使IT设备有效运行或运行质量难以达到合理水平，中小企业将因业务停止而遭受巨大损失。在实际的外包过程中，很多中小企业往往忽略了隐性成本的核算。
信息泄露和知识产权风险
中小企业在IT外包服务过程中，将其部分或全部信息系统提供给外包服务商进行运营和管理，使服务商及其员工有机会接触到公司的机密信息，这样中小企业的商业秘密及其相关信息极有可能被泄露给竞争对手。此外，在一些核心项目的外包过程中，外包服务商的知识产权意识往往比中小企业更强，可能会抢占* * * *设计开发的项目，从而引发知识产权纠纷。中小企业必须清醒地认识到，IT外包过程中的信息泄露和知识产权风险可能导致严重后果，使中小企业遭受巨大损失。
那么如何避免或降低这些风险，权衡利弊呢？
目前中小企业的信息化建设还不是很成熟，基础还比较薄弱，不具备实施应用系统外包或业务流程外包的条件。但是行业各个层面外包最基础的IT服务的条件已经成熟，需求非常迫切。根据上述情况，中小企业在制定IT外包服务战略规划时，首先要明确信息业务的主次之分，划分优先级别，区分核心业务和非核心业务。中小企业应分步骤选择IT知识培训、桌面终端维护、通信网络维护等外围项目进行外包，达到预期效果后再考虑外包杀毒系统维护、数据中心运营管理、数据备份和灾难恢复。对于影响中小企业关键业务的核心应用系统的外包，应谨慎对待，并进行充分的调查和评估。
全面评估IT外包风险。评估需要确定哪些外包风险是可接受的，哪些是不可接受的，并应尽快改进。评估过程中应充分考虑核心业务系统的外包风险，包括影响企业业务创新能力、IT技术应用能力以及与企业IT战略规划冲突的各类风险。
科学选择外包服务商。从满足企业现有和未来信息化发展的角度，综合评估服务商支撑外包业务的技术能力、关键技术人员的综合素质、业务处理的运营能力、突发事件的控制能力和服务商的财务状况，科学选择外包服务商。要不断提高外包服务商的评价能力，加强对外包服务商服务质量的监督和考核。
管理好外包合同。外包合同是企业最重要的监管依据，也是外包过程中最重要的文件之一。外包合同不仅是IT服务提供商开展专业技术服务的依据，也是企业对IT服务提供商交付的外包服务进行监控、协调、管理、评估、验收和支付的依据。外包合同可以说是外包关系中双方所有工作的出发点和归宿。外包合同管理主要涉及选择外包服务商、制定外包合同、签订外包合同、更新或终止外包合同等事项。签订外包合同后，企业的信息技术部门或相关负责人增加了一项任务:对IT外包业务进行管理、控制、监控和评估，协调企业与外包服务商的关系，确保外包服务到位，确保企业利益不受损害。
严格监控IT外包服务。只有严格加强管理，外包服务过程中的许多问题，如服务内容规划、服务时间安排、服务质量管理、服务成本管理、服务技能管理、人际沟通管理、争议裁决和需求变更程序等，才能得到落实和解决。企业应成立监督小组，负责定期和不定期地对服务商进行有效监督。监管的主要内容应包括服务商的服务质量、关键人员的变更、合同的全面履行、服务的再分包等。中小企业的管理层应该定期收到有关信息技术外包风险的信息。报告的风险信息应当包括企业当前面临或潜在的外包风险、应对外包风险的措施和步骤以及采取的具体措施可能产生的不利后果。监管的目的是使企业的监管团队和高级管理人员能够用定性和定量的方法监控IT外包风险，避免风险的发生。
做好IT外包服务的流程管理。过程管理包括四个部分:过程规划、过程实施、过程检查和过程改进。企业在IT外包服务管理的每个阶段都有自己的工作重点。在流程策划阶段，要认真做好需求获取、需求分析、服务操作流程制定、服务策划等工作。IT服务外包；在流程实施阶段，服务项目实施者应就服务内容、服务方式、服务流程和服务质量达成协议，使其严格按照外包合同和信息技术相关标准规范开展技术服务，并做好记录，实现可追溯管理；在过程监控阶段，应加强服务实施前、中、后的监督、测试、确认和评估，可采用过程抽样、过程还原测试等方法加强对服务的监控；在流程改进阶段，要主动发现外包服务商在日常工作中的不足，通过各种沟通渠道督促服务商改正不足，进一步提高服务质量。
增强风险防范意识，加强知识产权保护。中小企业在外包服务过程中，需要增强风险防范意识，加强保密信息管理，明确IT服务商的相关责任，并与其签订保密协议。同时，要积极加强知识产权保护，从维护企业利益的角度出发，在合同中明确规定知识产权的相关条款。
IT外包应该扬长避短。
IT外包是许多企业的普遍做法。对于缺乏专业技术人才或解决方案的企业来说，IT外包是一种节约成本、提高效率的方式。然而，IT外包并不是万能的。过度依赖技术外包单位，会削弱企业自身的信息技术研发能力，导致企业的依赖心理，甚至影响企业在信息技术方面的自主创新能力。
因此，从长远来看，企业在IT外包中应该扬长避短，即促进外包技术单元的长处，避免技术外包的短处。促进外包单位的长进，就是根据企业的需求，找到合适的技术外包单位为企业提供服务；避免外包就是在外包的同时避免削弱企业在信息技术方面的竞争力。有鉴于此，目前，信息技术正日益成为影响企业管理效率和业务质量的重要因素。一方面，企业要选择合适的信息技术合作伙伴，加强沟通，增进了解，让外包服务商及时了解自己的业务和管理需求；另一方面，企业要善于提高自身技术人员的能力，通过与外包服务的合作，增强自身信息技术的整体能力，确保提升自身在信息技术方面的核心竞争力。