信息时代如何做好档案工作的重要性

档案管理是单位管理的一部分，是提高工作质量和效率的必要条件，是保持历史真实面貌的重要工作。档案管理的科学化、规范化是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记录了本单位发展历史上的突出成就，为研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。档案管理做得好了，一方面为单位高层管理者及时了解单位整体情况，及时调整策略，为决策提供支持依据提供了准确依据；另一方面，有利于社会各方肯定自己取得的成绩，为与有关各方开展有益合作打下坚实基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇于探索和尝试新的档案管理方法，全面真实地反映我单位的形象和整体发展。因此，做好档案管理工作，对于促进经济社会的全面发展，不断提高本行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。档案管理对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本课题研究如何做好档案管理工作，目的是立足于我国现代管理的现状，吸收和借鉴档案管理的优秀研究成果，不断适应档案管理的新形势，指导我国档案管理工作，逐步培养档案管理人员的历史责任感和使命感，从而激发广大档案管理人员的工作热情。档案管理的重要性进一步弱化，很多人对档案管理的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理可有可无。此外，一些档案管理人员本身对档案管理的重视程度不高，在档案管理方面缺乏高度的责任感、良好的职业道德、细致的工作态度和奉献精神，没有积累扎实的档案管理理论和科学知识，不能充分认识到档案在社会发展中的战略作用和现实意义。工作中存在失位现象，责任心不强，对档案管理的重要性宣传不够，档案管理无用论在本部门蔓延到全单位。不利于形成管理层关心和重视档案管理的氛围，整个单位的档案意识进一步弱化。因此，档案管理在新旧管理方式更替的历史进程中遇到了新的障碍，在整个事业发展过程中面临边缘化的危险。随着数字化、网络化的深入，档案本身也发生了变化。首先，在数字化的冲击下，文件本身的形式已经从原来的视觉记录识别型转变为依靠机器识别的代码型(电子文件)。档案管理模式也从传统的手工模式，经过单一的数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化，其管理过程和手段也发生了相应的变化。以前的手工档案管理流程需要根据电子档案管理的特点进行调整。20世纪，对档案管理理论影响最大的是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案的形成到销毁或转化视为一个整体过程，由于档案价值形态的变化，档案的整个运动过程可以分为几个阶段。不同阶段的档案与服务对象、保管场所、管理方法有着内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，准确揭示了档案运动阶段的联系和相互影响，为实现档案的一体化管理和前端控制提供了理论依据。缺乏利用公共自动化来更新文件管理的方法。目前，一般的档案管理是一台计算机一套软件的管理方式，档案的管理、提供和利用不能满足档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后给档案工作带来了负面后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。档案技术落后的原因主要有两个:一是一些领导对档案工作的重要性缺乏足够的认识，财政投入较少；二是有些单位虽然购置了很多先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，先进的设备并没有发挥先进的作用。三是领导重视不够。虽然有了微型计算机和文件网络，但文件并没有输入到计算机中，仍然是手工作业。档案工作缺乏制度化的管理程序。很多人对档案管理的认识存在一个误区，认为档案管理可有可无，对其重要性认识不足。事实上，档案管理对中国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴档案管理的优秀研究成果，不断适应档案管理的新形势，指导我国档案管理工作，逐步培养档案管理人员的历史责任感和使命感，从而激发广大档案管理人员的工作热情。本文运用案例分析的方法，对档案管理的意义和策略进行了深入细致的研究。结果表明，与传统的档案管理模式相比，电子档案管理在档案管理中的优势非常明显。经过认真细致的分析，得出以下结论:只有与时俱进，科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。科学规范的档案管理可以不断提高一个单位的管理水平，做好档案的开发利用工作，不仅实现档案管理的价值，也为经济发展和社会进步做出应有的贡献。(白金建)