内部控制对自身教学的评价。
所谓内部控制,是指公司为保证合法合规经营、资产安全、有效管理和财务报告公允,由各职能部门设计制定并执行的职能分工、管理制度、工作流程和工作表格。公司内部控制的目标是确保公司的经营活动符合和遵守法律法规和行业标准文件的要求,确保公司资产的安全,确保公司的管理效率能够得到充分发挥,最大限度地实现股东的目标,确保公司提交的各种文件和报告可靠、准确。
法务部、公司内部审计部门和外部注册会计师对内部控制的关注程度不同。法务部更关注公司法律风险和经营风险的防范,内审部关注公司内部控制能否保护公司资产的安全,注册会计师从审计风险的角度关注公司内部控制对财务报告可靠性的影响。虽然三者侧重点不同,但通过内部控制提高公司管理效率、防范公司经营法律风险的目的是一致的。
法律部对公司内部控制的关注和评估基于以下原则:
内部控制的设计是否符合法律法规的规定;
内部控制的设计是否完善,没有重大缺陷;
内部控制是否得到有效实施;
执行内部程序时是否获得并保存相关记录;
在与客户谈判时,销售部应保留所有的客户授权文件、资质文件、询价资料、客户技术要求、双方通信、意向书、备忘录、正式合同文本及补充协议。销售部门在与客户沟通时,应根据工作流程保留传真文件的原稿或电子邮件复印件,并在接到客户电话询问和投诉时保留电话记录。在催促客户收款时,销售部门应保留催款信和电子邮件。
公司法律部与法律顾问的合作
公司设立法律部的意图和目的侧重于公司的内部控制水平,而外部法律顾问的目的是
1)希望在具体事务上得到法律顾问独立客观的建议;
2)希望得到法律顾问对特定诉讼或非诉讼案件的专业服务支持;
3)为公司法律部的工作提供专业指导。
所以法务部有责任在业务上协助公司法律顾问。
我有时和在网上做生意的朋友聊天。他们有的对公司的法律顾问很不满意,以为公司一年给他们几万块钱,但实际上法律顾问的大部分工作都是他们做的。有时候一个案子,从证据到文件,都是公司法务起草,法律顾问只出一次,公司却要出一大笔咨询费。我给他们的建议是,他们的法律部门应该建立一个与公司法律顾问合作的流程。如果不明确法务部和法律顾问各自的职责以及他们之间的合作关系,要么法律顾问在公司的诉讼活动中什么都不做,成为数据复印机,要么他们买菜做饭上菜,法律顾问成为特邀嘉宾。
法律顾问的工作质量决定了公司是受益还是受损,涉及到责任追究,法务部难辞其咎。如果你是公司的法律专员,我对与法律顾问合作的建议是:
1,客观评价法律顾问的专业能力,并向主管部门作出报告;
2.与法律顾问保持工作沟通,与法律顾问一起保管所有工作文件;
3.积极协助法律顾问的工作,但保持专业的思考和分析。
公司法律部门的职位
有赚钱的途径。活的人多,吃的人少。
病之者,用之者,适之者,富贵不变。
——中庸之道
我引用《中庸》作为本章的开头,你可能觉得离题太远。事实上,对于盈利的公司或机构来说,在保证自身资产安全的前提下,实现股东权益最大化是公司的经营目标。如何才能实现这个目标?我觉得老祖宗的这句话就是指导思想。如果你经营一家公司,资金流入多于资金流出,创造财富时效率高,消耗资源时进度慢。这样的公司当然可以“富而不变”。问题是很多公司在自己创业的时候还能锐意进取。但是挖到第一桶金的时候就变得效率低下,机构臃肿,人员臃肿,公司内耗严重,内控缺失。在重重风险下,最终破产清算。正应了那句老话“其兴也富,其亡也骤。”
公司设立法律部的意图
在刚创立的中小公司里,生产、技术、销售、财务部门一般是老板最关心的。因为这些部门可以直接给公司带来效益。尤其是销售部门的经理或者业务骨干,他们的职责就是把公司的产品转化为资金,让这些资金回流到公司。因此,在分配公司资源时,销售部门将很容易获得高于其他任何部门的优先权。公司的其他部门,如行政部、采购仓储部、人力资源部、信息中心、质检部、董办、总经理办公室等部门都属于费用中心。与销售部那些傲慢的战士相比,这些部门的经理和主管在开会时应该保持低调。哈哈。其实这并不是一个好现象。明智的老板会平衡公司各部门的权力,不会让任何部门凌驾于其他部门之上,也不会让任何层级的员工侵犯老板的权威。
当公司的业务发展到一定程度,和老板们一起创业的初期员工逐渐淡出或者边缘化,老板们会重新审视公司的业务流程,更加注重业务运营的合规性和可持续性,更加注重对已经取得的成果的保护和巩固。所以老板们有足够的理由,公司也有足够的资金支持成立一个纯成本中心——法务部门。
我大概属于一个喜欢问为什么的人,所以我觉得在应聘之前搞清楚公司为什么要设立法务部,会对你开始在这个部门工作,拓宽你在这个公司的职业前景有帮助。在我看来,公司老板决定成立法律事务部,主要基于以下考虑:
公司经营中法律风险的规避和防范。
公司从粗放型经营逐渐向流程型经营转变的外因是公司完成了资本的原始积累,内因是经营过程中决策层逐渐意识到留业创业的难度加大。一般来说,在公司创业阶段,各种力量都集中在公司的建立和启动上,很多矛盾会因为领导的协调和权威而暂时隐藏。在创业期,公司注重效率第一,容易忽略制度的建设,不善于注重员工与决策者的公平互动。公司的销售部门会采取集中的方式来占领市场,在占领市场份额的同时,会造成大量的坏账。简而言之,公司经营中的各种内外部矛盾会在公司进入稳定发展期时集中爆发。公司老板会觉得大量法律事务不能及时处理,公司运营面临法律风险。因此,公司将在此时成立法律部,以规避和防范公司经营中的法律风险。
规范公司操作流程。
设立法务部的另一个目的是提高公司的管理水平。在一个流程完善的公司,法务部是各个流程中不可或缺的部门。比如公司的人力资源管理流程、文件合同审核审批流程、应收账款催收、原材料采购等流程,我们都不能缺少法务部门专业人士的工作。比如最近备受关注的王璐与九鹿王商标纠纷案,最终可能导致九鹿王公司的灾难。这个案例会提醒很多企业,企业的知识产权保护应该有一个完善的管理流程,包括商标申请、监测和转让、著名商标的申请和认定、商标侵权的发现和维权等,企业知识产权管理流程的其他方面都应该制定和执行。此外,公司的很多操作规程都是由法务部起草,由决策层宣布和执行的。其实一个企业的运作流程和管理制度是有很大区别的。我们往往把制度等同于流程,只有制度没有流程,导致企业管理存在很多漏洞。
限制并协助公司其他部门履行其职能。
怎么才能互相制约?最简单的方法是你来做,我来看。法务部能否有效制约公司其他部门的职能?我觉得通过流程可以做到。最简单的流程是,各职能部门签订的合同需要经过法律部审核后,才能提交总经理签字盖章。这样可以有效监督销售部、采购部、行政部对外签约的职能,减少串通舞弊,损害公司权益。法务部无权与客户谈判,不能直接接触合同的另一方。所以系统性造假的可能性比较小。建议法务部从一开始就参与业务谈判和协议起草,看似提高工作效率,实则会削弱或失去对公司其他部门的监督和制约功能,容易造成系统性欺诈,给公司带来重大损失。公司的法律专员是具有专业法律技能的人,他们可以协助相关职能部门的工作。比如法务部可以协助技术部为最新开发的产品申请专利或软件版权保护。再比如,法务部可以协助采购部对合格供应商的资质进行审核,对合作方的商业信誉进行调查。如果公司的临时租赁和投资经营仅由行政部门或财务部门的人员进行,缺乏应有的法律分析意见,很可能发生投资风险。
与侵犯公司合法权益的行为作斗争。
如公司有大量无法收回的应收账款,商标专利权被竞争对手冒用,员工不断提起劳动争议仲裁,采购的原材料有各种质量问题,或者经常被各种机构以罚款的名义处罚。老板们就没有精力做生意了。法务部可以对这些侵犯公司权益的行为进行反击,为老板们解决这些棘手又费时的问题。不是每个案件都需要外部律师。事实上,对于一些事实清楚、案情简单的诉讼或非诉讼工作,司法部是不需要聘请律师的。法律专员受过律师培训,完全胜任。对于其他侵害公司利益的行为,法律部的职责是进行法律分析,提出处理意见,供决策部门参考。
公司法律部门的职位
法务部在公司是否被重视,表面上看是看其在公司组织架构中的地位,实际上是看决策层授予该部门的权限范围。所以不同公司的律师在一起聊天,会发现即使职位相当,工资相当,但在公司的职位其实是不一样的。有些法务专员会受到公司各部门的“敬畏”,因为他们有权否决项目,参加公司最高决策的会议,而有些法务专员则受到各部门的鄙视。除了经常被催着复印合同文本,还要一次次打电话催收营业部收不回来的坏账。同样的位置,一边是火焰,一边是海水,呵呵。据我所知,法务部的设立有以下几种情况。我们来看看法律部在不同公司的职位:
横向框架下的法律部(业务职能部门)
这是设立法律部门的常见方式。在这种组织架构下,法务部的级别与公司其他业务职能部门平行,部门负责人与其他业务部门负责人的职级和薪酬相同。它可能属于一个负责行政人力资源的副总裁。权限范围接近处理公司日常法律事务。
这种架构的管理意图是将法律部定位为业务职能部门,负责公司的日常法律事务管理。本部门不负责公司法律风险的评估、重大法律决策和建议,但有责任执行或协助执行公司的决策。
这种结构的缺点是法务部由于级别低,无法对公司其他部门进行有效的监督和制约,而且由于日常工作的原因,很难在公司的重大经营决策中发挥作用。