展览策划书的展览文案
(一)“会展项目建议书”的概念:
所谓会展项目策划，就是根据各种信息，对即将举办的会展进行初步规划，设计会展的基本框架，提出拟举办会展的初步策划内容，主要包括:会展名称及地点、会展组织、会展范围、会展时间、会展规模、会展定位、会展邀请计划、宣传招商计划、会展进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。展览项目建议书是策划和举办一个新展览的一套展览策划、策略和方法，是对上述内容的总结。
(2)展览项目建议书的内容结构:
一般来说，会展项目建议书主要包括以下内容:1。举办展会的市场环境分析:包括展会主题所在行业和市场分析，国家相关法律政策分析，相关展会分析，展会举办地市场分析。2.提出展会的基本框架，包括展会名称和举办地点、展会组织机构组成、展品范围、展会时间、展会频率、展会规模和展会定位。3.展览价格和初步预算计划。4、展会人员分工计划。5.展览邀请计划6。展览邀请计划。7.展览推广计划。8.展会筹备时间表。9.展览服务商安排计划。10，展会开幕及现场管理方案。11.展会期间相关活动计划。12，展会结算方案。
(3)撰写展览项目建议书的要求:
1.展览名称
一个展会的名称一般包括三个方面:基础部分、限定部分和行业logo。比如第93届中国出口商品交易会，如果按照以上三项内容对号入座，则是交易会的基础部分，限定部分是中国和第93届中国出口商品交易会，行业标识是出口商品。以下是对这三项内容的一些解释:基础部分:用来表明展览会的性质和特点，常用的词有:展览会、博览会、交易会、交易会和“节”。限定部分:用于说明展览的时间、地点和性质。展览时间的表达方式有三种:一是用“会期”来表达。第二个用“年”表示，第三个用“季”表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达方式中，“会期”是最常见的一种，它强调了展览的连续性。那些刚办过的展览，一般用“年”来表示。展会地点也要体现在展会名称上，比如第三届大连国际服装节的“大连”。展会名称中体现展会性质的词语主要有“国际性”、“世界性”、“民族性”、“地域性”等。比如第三届大连国际服装节的“国际”二字，说明这个展会是国际展会。行业标志:用于表明展览主题和展品范围。比如第三届大连国际服装节中的“服装”，就说明这个展会是服装行业的展会。行业标识通常是一个行业的名称，或者一个行业中的一个产品类别。
2.展览地点
规划和选择展览的场地包括两个方面:一是展览将在哪里举行，二是展览将在哪个展馆举行。策划选择展会地点就是确定展会在哪个国家，哪个省，哪个城市举办。规划选择展厅就是选择展览的具体位置。具体选择哪个展厅办展，要看展览的主题和定位。另外，在选择展厅的时候，还要考虑展厅的使用成本，展览安排是否符合自己的要求，以及展厅本身的设施和服务。
3.展览组织
会展组织是指负责会展的组织、策划、招展、招商的相关单位。会展组织可以是企业、行业协会、政府部门、新闻媒体。根据各单位在举办展会中的不同角色，一个展会一般有以下几类展会组织形式:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。主办单位:拥有展览并对展览承担主要法律责任的展览主办单位。组织者合法地拥有展览的所有权。主办单位:直接负责展会的策划、组织、运作和管理，并对展会承担主要经济责任的展会主办单位。协办单位:协助主办单位或承办单位对展会进行策划、组织、运营和管理，并部分承担招展、招商、推介工作的展会组织者。支持单位:支持展会主办单位或承办单位的展会策划、组织、运营、管理或招展、招商、宣传等工作的展会组织单位。
4.展览时间
展览时间是指展览计划举行的时间。展览时间有三层含义:一是指展览的具体开展日期。第二个是指筹备和撤展的日期。三是指展览对观众开放的日期。展览时间的长短没有统一的标准，要看不同的展览。有些展会的展出时间可以很长，比如“世博会”延期几个月甚至半年；而占展会绝大多数的专业贸易展，展期一般为3-5天。
5.展品范围
展览中展品的范围应根据展览的定位、展览组织的优劣等因素确定。根据展览的定位，展品的范围可以包括一个或几个行业，也可以包括一个行业中的一个或几个产品类别。比如“博览会”和“交易会”的展品范围很广，比如“广交会”就有超过65438+万种展品，几乎包罗万象；但是德国法兰克福国际汽车展的展览范围涉及的行业很少，只有汽车行业。
6.展览频率
办展频率指的是一年办几次还是几年办一次，还是不定期。根据会展业的实际情况，每年举办一次的展会最多，约占展会总数的80%。一年两次、两年一次的展览也很多，不定期的展览越来越少。展览频率的确定受到展览主题所在行业特点的制约。我们知道，几乎每个行业的产品都有生命周期，产品的生命周期对展会的频率有着显著的影响。产品的投资期和成长期是企业参展的黄金期，展频要牢牢把握这两个时期。
7.展览规模
展会规模包括三层含义:一是展览面积，二是参展商数量，三是展会参观人数。在策划办展的时候，要对这三个方面进行预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑行业特点。展览的规模也会受到观众数量和质量的限制。
8.展览的方向
一般来说，展会定位就是明确的告诉参展商和参观者这个展会是什么，有什么。具体来说，会展定位是会展组织根据自身的资源条件和市场竞争状况，建立和发展会展差异化竞争优势，使其会展在参展商和观众心目中形成鲜明独特印象的过程。展会定位要明确目标展商和观众、展会目标和展会主题。
9.展览价格和初步展览预算
展会价格是为展会的展位租赁设定一个合适的价格。展位价格往往包括室内展价格和室外展价格，室内展价格又分为空地价格和标准层价格。在制定展会价格时，一般遵循“地优价优”的原则，即便于展示、观众流量大的展位价格往往较高。会展初步预算是对举办会展所需的各种费用和举办会展的预期收入的初步预算。在策划举办展会时，根据市场情况为展会确定一个合适的价格，从而吸引目标参展商参展，这一点非常重要。
10、人员分工、邀请推广计划、人员分工计划、邀请推广计划、邀请推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施中会相互影响。
人事分工计划是对展览人员的工作进行统筹安排。会展策划主要是为吸引企业参展而制定的各种策略、措施和方法。招商计划主要是为吸引参观者参观展览会而制定的各种策略、措施和方法。宣传推广方案是为了树立展会的品牌和形象，同时服务于展会的招展和招商。
11、展览日程计划、现场管理计划及相关活动计划
展会进度计划是展会的招展、招商、宣传、展位划分在时间上的统筹安排。它规定了在展览筹备过程中的什么阶段应该完成什么工作，直到展览成功举办。如果展览日程安排得好，展览的准备工作可以有条不紊地进行。场地管理计划是展会开幕后对展会场地进行有效管理的各种计划，一般包括展会开幕计划、展会场地管理计划、观众登记计划、展会撤展计划等。如果现场管理计划安排得好，展会现场就会井然有序，展会就会井然有序。会展相关活动计划是指在会展期间举办的各类相关活动的计划。与展会同期举办的最常见的相关活动是技术交流、研讨会和各种演出，是对展会的有益补充。
第二，撰写设立会展项目的可行性研究报告
(一)“设立会展项目可行性研究报告”的概念
《展览项目策划书》的完成并不意味着项目展览可以举办。立项只是对展览的主题和如何举办提出初步意见，制定初步方案。至于展览是否真的能举办，计划是否真的可行，需要对展览项目和计划进行可行性分析。可行性分析的结论和其他必须考虑的因素是决定展览最终能否举办的最终依据。会展项目立项可行性研究报告是基于会展项目立项可行性分析的研究报告。会展项目立项可行性分析是会展项目立项策划的延续。会展项目的项目策划主要是在掌握各种信息的基础上，提出所策划的会展“是什么样的”；会展项目可行性分析是在认真研究各种信息的基础上，深入分析会展项目策划提出的举办“那样的会展”的可行性，为最终是否举办会展提供科学的决策依据。如果可行性分析证明所策划的展会市场条件具备，项目有生命力，各种实施方案合理，项目经济上可行，风险小，有一定的社会效益，那么可以通过项目策划决定举办展会。
(二)设立会展项目可行性研究报告的内容结构
会展项目立项可行性研究报告应当对会展项目立项是否可行做出系统的评价和说明，并为会展项目立项规划具体实施方案的最终完善提供改进依据和建议。因此，会展项目立项可行性研究报告主要包括以下内容:1、市场环境分析(1)宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。(2)微观市场环境:包括会展组织的内部环境、目标客户、竞争对手、营销代理、服务商和公众。(3)市场环境评估:SWOT分析，即内部优势、内部劣势、外部机会和外部威胁的分析。2.会展项目活力分析(1)项目发展空间:即分析举办会展的产业空间、市场空间、区域空间、政策空间是否具备。(2)项目竞争力:包括展会定位的吸引力、展会组织的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。(3)会展组织的优劣势分析。
3.展览实施方案分析
1)评估策划展览的基本框架，包括:(1)展览名称、展览范围、展览定位是否有冲突。(2)展览时间和频率是否符合展品所在行业的特点。(3)展览场地是否适合展品所在行业举办展览。(4)展品所在行业能否举办这样规模和定位的展会。(5)展会主办方能否在计划的展会时间内举办这样的规模和定位的展会。(6)展览机构是否熟悉展览展品所在的行业。(7)展览的定位和规模是否有冲突。
2)招商引资及推介方案评估。
(1)展邀方案评估(2)招商方案评估(3)推广方案评估
4.会展项目的财务分析
(1)价格定位
(2)成本预测
举办展览的费用一般包括:
1)展览场地费。即租用展览场地及由此产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展厅空调费、地板专项安装费、标准地板施工费、展厅地毯铺设费、展位安装加班费等。
2)展会推广费。包括广告费、展会资料设计印刷费、资料邮寄费、新闻发布会费等。
3)参展商和招商费用。
4)相关费用。包括技术交流会、研讨会及展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、临时人员费用等。
5)办公费用和人员费用。
6)税收
7)其他不可预见的费用
(3)收入预测
举办展览的收入一般包括:
1)摊位费收入
2)门票收入
3)广告和企业赞助收入
4)其他相关收入
5)盈亏平衡分析
6)现金流量分析
7)净现值分析
8)净现金比率分析
9)利润指数
10)内部收益率
11)风险预测
1，市场风险2，操作风险3，财务风险4，合作风险
(三)设立会展项目可行性研究报告的撰写要求
会展项目立项可行性研究报告是会展机构决定是否举办会展的重要依据。因此，会展项目立项可行性研究报告的撰写必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确合理。
1，市场环境分析
市场环境分析是会展项目可行性分析的第一步。它是以会展项目策划提出的会展计划为基础，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析论证是否具备举办会展的各种市场条件，是否具备举办会展所需的各种政策和社会基础。市场环境分析不仅要研究现有的各种市场条件，还要预测其未来的变化和发展趋势，使项目可行性分析得出的结论更加科学合理。
2.会展项目的生命力分析
市场环境分析是从策划的会展项目外部因素分析是否具备举办会展的条件；会展项目生命力分析是从策划的会展项目本身来分析会展是否有发展前景。分析展览项目的生命力，不能只分析一两届展览的生命力，还要分析展览的长期生命力，即展览举办五届以上，展览是否还有未来。
3.展览实施方案分析
会展执行方案分析是以策划的会展项目本身为基础，分析会展项目的项目启动计划中要实施的各种执行方案是否完备，是否能保证会展策划目标的实现。会展实施方案分析的对象是会展的各种实施方案，分析的重点是各种实施方案是否合理、完整、可行。
需要强调的是，对展览基本框架的评价，重点不在于构成展览基本框架的某一因素的规划安排是否合理可行，而在于展览基本框架整体上是否合理可行。因为，虽然构成展览基本框架的每一个要素的规划安排都可能是合理可行的，但由这些要素构成的展览基本框架，在整体上可能是不合理不可行的。因此，为了避免出现“个体理性与群体冲突”的现象，对展览的基本框架进行评估是非常重要的。
4.会展项目的财务分析
会展项目财务分析是从会展组织的财务角度分析和计算举办会展的费用和收益。会展项目财务分析的主要目的是分析计划举办的会展是否经济可行，明确即将举办的会展的资金使用计划。
5.风险预测
从会展项目可行性分析的角度来看，风险是会展举办过程中由于一些不可预测、不可控制的因素，导致会展组织的计划和实际收益偏离预期，从而使会展组织的计划失败；或者即使展览如期举行，展览机构也可能遭受一定的经济损失。
6.存在的问题
包括通过上述可行性分析在展会项目立项中发现的各类问题，以及研究人员在可行性分析之外发现的可能对展会产生影响的其他问题。
7.改进建议
针对以上问题，提出了完善展会项目策划的建议，为成功举办展会指明了应努力的方向。
8、努力的方向
根据展会的宗旨和目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出了办好展会的其他条件和努力方向。
第三，“展览说明”的撰写
(一)“展览说明”的概念
确定展会相关日期安排，指定展会承办商、展会运输商、展会旅游商后，展会主办方即可开始准备展会手册。
《参展商手册》是由展会主办方针对展会的筹备、开幕以及参展商参展时应注意的其他问题而编写的小册子，方便参展商做好参展准备。编写参展商手册是展会筹备中的一项基础工作。
(2)“参展须知”的主要内容和编写要求
从某种意义上说，展会手册是帮助参展商做好展会准备的纲领性文件，也是展会组织有效管理展会布展、展中、撤展的指导性文件。参展商手册中包含的内容涉及举办展会的方方面面。一般来说，展览手册主要包括以下几个方面:
(1)前言。主要是欢迎参展商参加本次展会，说明编写本手册的原则和目的，提醒参展商在展会的筹备、布置、布展、撤展中自觉遵守本手册的相关规定。序言一般都很简短。
(2)展览场地的基本情况。包括展厅及展区平面图、通往展厅的交通图、展览场馆的基本技术数据等。在绘制展馆和展区平面图时，要注意展馆内各种服务设施的位置、展区和展位的划分细节、展馆内部通道和人口等。绘制展馆交通图时，要注意展馆在城市中的具体位置，展馆可利用的主要交通工具和交通路线，以及指定接待酒店在城市中的具体位置。对于展会现场的基础技术资料，需要清晰准确地列出地面承重、展厅内通风条件、货梯容积、展厅室内空间高度、展厅入口高度和宽度、展厅水电供应状况等。展会场地基本情况的介绍，对于帮助参展商准确找到展厅和自己的展位，进而进行展位的设置和布置，有很好的指导作用。
(3)展会基本信息。包括展会名称、举办地点、展会时间、展会组织机构、展会指定承办商、指定运输商、指定旅行社、指定接待酒店等。对于展览时间，需要明确展览时间、开放时间、专业观众和普通公众开放时间、退展时间、退展超时时间等。，并尽量精确到小时；对于会展机构，要明确会展的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位；此外，所有展览机构、展览指定承办商、指定运输商、指定旅行社、指定接待酒店等的详细联系地址、电话、传真及联系人。应详细说明。如果有网站和电子商城，最好能公布出来，以便参展商在需要时方便联系各相关单位。
(4)展览规则。只是要求参展商和观众在参加展会时遵守的一些规章制度，包括:证件使用管理规定、展会现场安全保险规定、视野清洁规定、物品存放规定、现场用水用电注意事项、现场展品销售规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品展示注意事项等。展会规则是所有参展者必须遵守的一些规则，对于展会现场秩序的管理和维护非常重要。
(5)展台搭建指南。是关于展位安装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位的说明和空地展位的说明。由于所有标准展位的基本结构和配置都是相同的，“标准展位说明”主要是对展位的标准配置进行说明，列出参展商使用标准展位的注意事项，并提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置时的处理方法。《露天展位安装须知》主要是指参展商设置露天展位的一些规定和要求，如对所用材料的要求、动火作业的要求、消防安全的要求、电线敷设的要求等。《层装指南》对指导参展商顺利、安全地安装展位、安排布展有很大帮助。
(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运送到展会现场的一些说明和解释，主要包括境外运输指南和境内运输指南。无论是海外还是国内的运输指南，展品的运输方式和路线，各种货物和单据的交付期限，货运单据的编制和交付，收费标准，包装，报关，返回运输，可选择的可选服务等。应该指定。展览运输指南在帮助参展商及时安排展品和其他物品的运输方面发挥着重要作用。
(7)会展旅游信息。是为参展商和观众解决展会期间的交通、饮食、住房、交通需求和展会前后的出行需求的讲解。会展旅游信息应详细列出等级、协商的优惠价格、地址、联系电话和传真、联系人、离展馆的距离等。还应列出境外参观者和参展商入境签证方式，以及展会期间和展会结束后可选商务考察和观光休闲旅游的路线和安排。会展旅游信息主要是为方便参展商和参观者的日常生活服务。
(8)相关表格。它是参展商在筹备和安排展览的过程中需要使用的多种形式，主要包括展览形式和地平线安装形式。参展表格主要包括VIP买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作许可及邀请卡申请表、研讨会及技术交流申请表、期刊广告申请表等。展会手册编制成功后，可以印刷成书，在展会开幕前的适当时间发给参展商。也可以发布在展会的专题网站上，供参展商阅读和下载。如果展览会上有海外参展商，参展商手册应翻译成外文。
(三)“展览说明”的作用
展览手册主要用于方便和指导参展商顺利筹备、安排、展出和撤展。它不仅对指导参展商做好参展准备起到了非常重要的作用，而且对展会主办方有效的现场布展、展中、撤展管理也有很大的帮助和影响。
1，展会说明对参展商的指导作用。参展商手册对展会现场、展会基本情况、展会规则、层次安排、展品运输、展会旅游等都有详细的描述。参展商在拿到参展手册后，可以根据说明书进行参展准备工作，如安排展品运输、准备材料、展位设计等。在展会现场，参展商将按照手册的相关要求进行展位的设置和布置，避免展会期间的盲目性和违规性；展会期间，参展商可根据本手册的要求安排展品进行展示；撤展期间，参展商可根据指令有序撤展；展会结束后，参展商也可以根据说明选择适合自己需求的会展旅游。在展会手册的指导下，参展商可以更有效地准备和完成参展的各项事务。
2.展会手册在展会现场管理中的作用。展会手册中关于展会筹备、安排、布展、撤展过程中的规定，不仅有利于指导参展商按规定办事，也有利于展会组织按手册规定监督展会现场各项事宜，按手册规定为参展商提供各项服务。《参展商手册》是展会组织对展会筹备、布展、办展、撤展进行现场管理的重要依据之一。它为展览的各个阶段制定了行为准则，有利于展览组织根据这一准则对展览的各个方面进行现场管理。
3.展览手册对观众的作用。展会手册除了指导参展商，管理展会现场，还能对展会观众起到一定的作用。比如，手册对展馆平面图、服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店、展会开放时间等进行了说明，对观众参观展会有很大帮助。
在展馆交通线路图的指引下，参观者可以更加便捷地到达展馆，在展馆服务设施分布图的指引下找到自己需要的服务商，享受展会指定接待酒店的优惠价待遇。在展会开放时间的指引下，他们可以合理安排自己的参观时间。一般来说，展会观众很大一部分是参展商自己邀请的，参展商一般会将上述信息告知受邀观众，这样展会手册对观众的作用会更大。
四。会展手册编写的基本原则从会展手册的作用可以看出，会展手册是会展筹备中的重要文件。为了使参展商手册在展会筹备中发挥上述作用，我们在编写参展商手册时必须做到以下几点:
第一，实用。参展商说明书中包含的内容必须对参展商的筹备、安排、展销和撤展有重大指导作用，或对展会主办方管理展会筹备、安排、展销和撤展的各个环节有重大帮助，或对参展商邀请其老客户参观展会有重大帮助，否则，这些内容不能纳入参展商手册。
第二，简洁明了。展览手册各方面的描述和叙述要简洁，字数不要太多，也不要太长，只要能说明问题即可；展览手册中对各方面的描述和叙述一定要准确具体，让人看得清楚，不能让人看不懂，更不能让人模棱两可。否则会在展前准备、展中安排、展中撤展的具体实施中造成纠纷，不利于参展商参展和展会组织对展会现场的管理。
第三，详细全面。展会手册中提及的内容应尽可能详细，如展会安排和撤展的加班时间可规定为小时和分钟，各种形式的归还期限可规定为某月某日，更有利于展会的具体运作和管理；展览手册里提到的都要省去。比如在展会现场基本情况的描述中，展厅人口的高度和宽度、展厅的地面承载力、消防注意事项等都要一一列出。否则现场操作会有问题。比如展厅入口的高度和宽度不提，一些更大更长的物品可能就进不了展厅。
第四，漂亮。展会说明的排版和制作要美观大方，印刷要精美，尽量不出现错别字等印刷错误；展会手册使用的制作和纸张与展会的档次和展会机构的品牌和声誉相一致，不能让人产生不良联想。
第五，专业。展会手册的用词、用句要符合行业习惯和规范，使用行业熟悉的语言，涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业不熟悉的词语；内容安排要符合参展商的准备程序，不能让他们一遍又一遍地搜索自己需要了解的内容。
第六，国际化。如果展会是国际展会，或者展会有意向国际化方向发展，那么展会手册的内容安排和制作也要尽量满足国际参展商的需求，比如除了有中文文本之外，还要有外文文本。展会手册外文版的翻译一定要准确，因为海外参展商根据手册准备各种展会事宜；如果翻译不准确，会给他们带来很大的不便。