如何管理公司档案

5档案工作制度

5.1组织体系

企业应建立档案工作领导体制，由档案工作领导、部门负责人和项目负责人负责，建立以档案部门为核心，以专职和* * *档案人员为基础的档案管理网络。

5.1.1档案工作领导

确定企业领导分管档案工作；确定各部门和项目的档案工作负责人；确定档案部门负责人。

5.1.2档案部门

根据企业规模和档案工作的实际需要，设置档案部门。档案部门统一管理企业的各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导和检查职能。

大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

5.1.3档案员

根据工作需要，档案部门配备专职档案员，各部门、项目管理部配备专职或* * *档案员。

5.2工作职责

企业要划分档案工作的职责，明确企业、档案部门、档案领导、档案员、档案员的责任。

5.2.1公司责任

5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

5.2.1.2将档案的形成、积累、归档的要求纳入各部门、项目及相关人员的职责，并对分管领导、部门领导及相关人员进行考核。

5.2.1.3维护和保证档案的真实和安全，防范突发事件和灾害，以技术进步为保障档案工作的可持续发展提供技术、设施和装置。

5.2.1.4企业资产、产权发生变化时，应同时提出涉及档案的处置要求。

5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

5.2.2档案部门职责

5.2.2.1贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，制定本企业档案材料归档、档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等相关规章制度。

5.2.2.2统筹规划并负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。

5.2.2.3指导本企业各部门、项目和专项工作档案材料的形成、积累、整理和归档。

5.2.2.4对本企业机构(包括海外机构)的档案工作进行监督、指导和检查。

5.3工作职责

5.3.1主管档案工作的企业领导统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划和计划，对企业依法开展档案工作负总责。

5.3.2各部门或项目档案工作负责人负责审核本部门或项目档案工作计划，并对本部门或项目归档的档案材料的完整性、完整性和准确性负责。

5.3.3档案员对归档的档案材料的准确性和有效性负责，并按规定移交给部门或项目的档案员。

5.3.4各部门、项目、专项工作的档案员负责收集、整理本部门或项目归档的档案材料，按要求移交档案材料，并对档案材料的归档质量负责。

5.3.5档案部门档案员负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供和利用，监督和指导各部门、各项目档案材料的归档工作，监督、指导和检查下属单位的档案工作，对档案管理质量负责。

5.4人员要求

企业应当配备遵纪守法、忠于职守、具有档案及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，并符合专业技术或管理人员的要求。

5.4.1档案人员的配备应满足企业生产经营管理和发展的需要。

5.4.2档案人员应具有大专以上或同等的知识水平。

5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或相当的知识水平。

5.4.4档案员应定期接受岗位培训。

6档案工作制度

6.1档案工作制度

企业档案工作体系由工作制度、管理制度和业务规范组成。

6.1.1工作条例

企业应当将档案材料的收集、归档和管理要求纳入企业相关管理制度，同时将档案工作规定、档案工作问责制和档案管理应急预案作为企业管理制度的重要组成部分。

6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、装置管理、基建项目管理等制度时，应对档案材料的收集、归档和档案管理提出相应的要求。

6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括:档案工作原则和管理制度，档案材料的形成、积累和归档的要求，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的要求，资产产权变动档案的处置原则，解释和许可权等。“三纳入”、“四参与”、“四同步”的要求要在条例中得到明确体现。

6.1.65438+可单独制定或纳入相关管理制度。

6.1.1.4档案管理应急预案，针对可能出现的突发事件和自然灾害，制定档案抢救应急措施，包括组织架构、抢救方式、抢救流程、转移地点等。

6.1.2管理系统

根据档案工作各方面的需要，制定相关制度。其中，科技档案的归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子档案管理、补充更新需要其他部门配合档案部门实施；档案保管、统计、档案管理系统运行、库房管理等系统主要由档案部门和档案员实现。

6.1.2.1归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求和控制归档质量的措施。

6.1.2.2鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织和职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。

6.1.2.3保密制度应明确档案制作人、档案管理人和档案使用人负有保密责任。

6.1.2.4利用制度应规定档案提供和利用的方式和方法，规定查(借)还档案的许可权和审批程序，提出接收查(借)还档案的要求。

6.1.2.5移交制度应规定文件移交的范围、对象、内容、程序和手续。

6.1.2.6电子档案管理系统应对本企业计算机应用系统中形成的电子档案和数据库的归档、管理和利用提出要求。

6.1.2.7科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新的原则、补充更新的程序和方法、违规处罚的原则。

如何管理和制定公司文件* * *文件夹共享的制度，这就需要权限的问题。建议设置一个服务器，然后创建多个用户名(根据自己的需要)。分区槽格式最好是NTFS格式。* * *享受文件，添加这些用户名，赋予相应权限，在客户端映射网盘，用相应账号登录。

如何管理员工档案？员工档案有两种，一种是单位收集的员工档案，一种是员工从学生时代就一直记录学籍的人事档案。你问哪个？第一种是单独存储员工，建立员工花名册，供单位员工一系列使用。第二单位无权保留档案，必须托管在人才交流中心。可以单位名义联系比较正规的人才托管员工档案。

1.第一件事就是建立员工信息本，详细记录每个员工的信息。内容大致可以是:姓名、性别、出生日期、身份证号、家庭住址、家庭住址、联系电话、部门、入职时间等。具体来说，你可以根据你所在公司的登记表来设计你想要的员工资料册。

2，也可以用一些管理软件来管理员工档案，比较方便，看你老板愿不愿意花这个钱。

如何管理工程档案(1)做好工程开工前的准备工作；

1，熟悉施工图纸，提出问题解决问题工程开工前的准备工作是最重要的，首先熟悉设计施工图纸，设计说明，从事不同的工作从不同的角度去看，抓住关键。

2、填写和准备项目的必要信息。填写《施工安全开工条件检查评定表》、《文明施工开工条件检查评定表》、《工程质量保证体系评审表》(附七官制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，材料准备齐全后找相关单位办理签字盖章审核手续。

3.分类存储各种数据。为了便于以后整理竣工资料，在平日的资料收集过程中，按照档案馆的施工竣工资料检查表的顺序进行分类归档；施工过程中与业主、监理等相关单位交流的资料虽然没有归档，但也要进行整理；对于施工中使用的各种表格，按编号和单位放好，以便使用时取用。工程资料分为四部分:施工技术管理资料、工程质量保证资料、工程质量检验评定资料和竣工图。

(2)工程开工后需要开展的工作:

1，原材料检验。开工时，必须将原材料送至质监站委托的检测中心进行检验，并将现场有代表性的土样送至实验室进行击实试验。检验时要注意严格的质量控制，只有合格的材料才能使用。

2、同时可以收藏。将工程预算文件、测量和送桩复检记录、图纸会审记录、技术交底记录与开工报告、施工组织设计和施工许可证一起归档。

(3)施工过程中收集和填写资料的注意事项:

1，收集材料质量证明文件。在施工过程中会不断的采购各种材料，所以需要收集每种材料的出厂合格证和有效的检测报告(有cMA标志)，必须是原件。有效证件的时间、数量、规格必须与材料进场时间一致，特别是水泥必须有28天强度出厂检验单；钢材的标识和规格与出厂合格证一致。

2.填写信息。质检资料的填写，需要填写监督标准表，书写要求规范，不能涂改。应使用耐用的书写材料，如现在常用的碳素墨水或中性笔。监理表格一般一式三份，隐蔽记录和流程表格一式两份。根据规范和标准中相应工序的验收内容填写表格。不同的主管对信息有不同的要求。在填写检查信息前，应主动与主管沟通，达成一致后填写。

3.收集测试报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，属于工程质量保证材料，7O。

检测报告%为自检报告，30%为见证取样报告，由市质监站委托的检测中心出具。

这30%是强制性的，进入每道工序前后都有相应的检测，所以你需要熟悉各种检测。

如何管理以下内容的档案供您参考:

档案保管系统

一是严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供、利用、销毁等相关制度和规定，确保其完整性、系统性和安全性。

二、档案按档号排出，档案柜按顺序编号，库房内悬挂相关档案管理规章制度。

三、借出的档案必须按时归还，用过的档案要立即放回。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监测和登记工作。

七、每学期初要对仓库的档案、库存进行全面检查，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密的重要性，严格遵守相关法律法规。

二、查阅机密档案或内部资料，必须经有关部门和办公室领导同意，必要时报请有关校领导批准。咨询时，应严格履行登记手续，并注明咨询目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自将档案带出图书馆；未经许可，档案工作人员不得摘抄、复制或传播机密档案内容。

四、因批准需要摘抄或复制机密档案材料的，应妥善保管，使用后销毁，如出现涉密问题，后果由使用者承担。

五、不归档的重复档案和内部材料，必须交由学校集中销毁。

六、在学校安全委员会的指导下，做好档案安全变更和解密工作。

七、档案工作人员或使用者，如有违反保密规定者，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用系统

1.查阅、利用我馆开放的档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证)等有效证件，并填写登记表；受他人委托的，还须出示上述文件中的任何一份(包括复印件、传真件)和委托查验申请书。

二、查阅重要或涉密档案，按《档案保密制度》执行；查阅职责范围以外的重要档案，应当经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，用复印件代替原件。

三、档案和资料一般不外借。因工作确需退房的，须经办公室负责人或分管校领导批准，并办理退房手续(5日内归还)；如果续贷，需要办理续贷手续。

四、提供利用档案，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放的档案和资料，按照国家有关规定办理。

六、查阅利用档案不得随意涂改、拆封或损坏。我处工作人员有权对违规者给予劝告、责令赔偿或其他处置，直至追究法律责任。

七、未经学校领导批准或办公室授权，任何单位和个人无权公布文件内容。

档案人员的工作职责

一是积极宣传党和国家有关档案管理的法律法规。

二、遵守档案业务的规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，提高档案保护技术，严格遵守国家秘密。

第四，积极开展咨询服务；热情接待档案用户，快速准确地提供所需档案资料。

五、深入基层，对* * *档案人员进行专业培训和指导。

档案鉴定系统

一、在学校负责人的主持下，由学校、档案室和有关部门负责人组成本类别、* *档案人员鉴定组，根据分工，个人初评，集体复审，具体工作由档案室组织。

二、归档材料在整理时，要全面、历史、发展的角度鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议的由鉴定组裁决。

三、档案到达开放期限后，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由专家组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案保管期满后，由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，档案方可保存和销毁。

六、销毁前档案登记簿(注明名称、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；被3人破坏；事后在清单上注明销毁日期并签字；库存归档。

安全和消防系统

第一，仓库很重要，这个房间的工作人员不得入内。

2.严禁烟火、易燃易爆和腐蚀性物质进入室内。

三、做好安全检查，下班后关好水电，锁好门窗。

四、档案人员应熟悉消防器材的效能和使用方法；做好消防设备的维护和更新，使其可靠有效。

五、火警、火灾要迅速报告，并全力扑灭。

如何管理个人档案？根据国家档案管理制度的规定，档案不得由个人保管、转让、邮寄。学校不送档案是不对的。可以向当地高等教育委员会申诉。现在很多大学生因为不了解档案管理制度，把自己的档案拿走交给人才市场或者工作单位。

首先你要确认你现在的公司是否接受档案，公司是否有权自己存储档案或者是否有挂靠的人力资源公司(也就是公司把档案存到人力资源公司，然后公司给他们钱)。

你现在的问题是按照规定不能自己拿档。我自己和你一样考了三年，考研调档特别麻烦。正常程序是你的学校把档案转到你户籍所在地的人才中心，具体程序各地不一样。有的是由原存储单位邮寄给你到新的存储单位，没有经过你的处理；有的原保管单位把档案封存起来交给你，让你自己存放在人才中心。

现在的主要问题就在这里。文件里有几个文件移交文件，两个文件目录和一个介绍信文件。目录没有问题，但是介绍信上有档案接收单位的名字，你的应该是* *人才中心。如果你的新受理单位不管，但是他们找茬的话，可以不受理你的档案，因为查的不是他们单位。

最正常的方式是，你先把档案交给你户籍所在地的人才，再从那里转到你的公司。现在你最好的办法就是找人，把档案放回你户籍所在地的人才中心。其实这真的是一件小事，稍微动点内部关系就能搞定。或者你可以直接去人才中心，说学校不给寄存，你刚从学校拿回来。这种方法可行但稍有风险，因为人们可能不会接受，但我的研究生就用这种方法成功了。

更简单的方法，如果你是公司自己的备案权限，那就找人力资源说明情况，看看能不能直接交给公司。这也是违法的，但是可以讨论。记得私下谈，明白你的意思吗？如果你的公司也是托管人，找托管联系人负责人，找托管档案公司相关负责人，联系感情。

总的来说，现在的档案管理很乱，也不是很严格，在这个时代基本没什么用，你通过一些关系就能轻松搞定。

如何管理公司的文件？公司的文件管理方法如下:

1.档案的跟踪管理

在公文的操作和使用中，为了便于查询和保密，需要准确把握其流向。主要措施是做好登记工作，可以通过设立专门的账本，或者采取“日记式”的勤记勤销的方法。

“日记事实”是办公文件流转和承接过程中每一个落脚点的记录。它是文字处理器查询和访问文件的强大工具。一般用文件跟踪单记录。

文件跟踪单是卡片的形式，每种类型的文件跟踪单放在一起。以县府为例。中央档案馆、内部期刊、省级档案馆和内部期刊、省级档案馆和内部期刊、市级档案馆和内部期刊、市级档案馆和内部期刊放在各自的箱子里。文件恢复后，跟踪表将自动失效。

2.档案馆的位置管理方法

所谓位置管理，就是把送来阅读处理的文件检索出来，存放在事先指定的位置。具体措施是:

根据档案的长度和宽度，制作适当厚度的档案盒(可使用塑料盒或自制胶合板纸箱)，按一定的规则(参照收文登记簿的类别)在盒子上标注本机关所有档案的名称，将档案柜分为前半段和后半段两个或两个以上的使用期，再用横档将档案柜分成等级(中央级、省级、市级等。).然后，根据文件盒标注的名称，按照从上到下的层次顺序，把盒子放在柜子里相应的层次上。从操作中返回的文件按级别排序。

3.档案卡片管理方法

在档案管理中，为了方便查询，可以通过编制“档案卡片”的形式对档案进行管理。“档案卡片”是以卡片的形式揭示本单位档案内容和组成的检索工具。将浩如烟海的档案信息存储起来，并进行科学分类，使同一问题、同一话题的内容信息汇集整理在一起，形成一个有机整体，便于领导主动提供和利用信息。“档案卡片”是目前广泛使用的手工检索工具。

文件管理文件管理是指文件、电子表格、图形和图像扫描文件的存储、分类和检索。每个文本都有一个类似于索引卡的记录，记录诸如作者、文档描述、创建日期、修改日期和使用的应用程序类型等信息。

管理特点，权限管理——基于层级文档的管理者权限体系。通过文件目录和文件类型管理器，满足文件保密性和权限访问的要求。

当前市场形势对信息和知识的获取和利用已经成为当今社会发展的基本驱动力，这也是信息时代的显著特征之一。文字和图形是信息和知识的主要载体，尤其是通过计算机技术实现的信息和知识的获取和利用，已经成为21世纪信息革命的主要特征和标志。

如何管理一个小公司的人事档案，无非就是这个人进来应聘的一些档案。个人信息可提取分为员工档案表、简历、求职者登记表、应聘人员面试成绩表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同、员工报告派遣表、员工转正审批表、员工岗位变动审批表、员工工资变动审批表、员工合同续签审批表等。小公司的档案管理一般没有专职人员，由负责人力资源管理的人员管理。大公司的档案管理有专职档案管理员和档案室，管理内容和小公司差不多。党政机关人事档案由专人办理，档案管理员必须是* * *正式党员。还有一个专门的档案馆。副处级以上党政领导干部的档案仍保存在保险柜里。除了上述公司档案管理的内容外，还有政审材料、晋升材料等详细记录。