如何有效管理企业知识产权档案
二、文件收集
案卷结案、移送归档时，应按下列原则收集:
检查本文档及其附件的完整性。如有不足之处，应立即追查并分类。文件的办理手续是否齐全，如有遗漏，应退回办理部门更换。与案件无关的文件或者不应当随案归档的文件，应当立即退回办案部门。
第三，文件整理
1，中文直写文书装订在右边，中文横写或外文文书装订在左边。
2、右边装订的文件及其附件应对准右上角，左边装订的则对准左上角整齐钉好。
3.如果文件有褶皱、损坏或不平整，应进行修剪、切割和折叠，使其均匀一致。
4.三孔螺纹包装合适(便于拆卸和复制)
第四，档案的分类
1，案卷分类应根据案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、类别、类目三级分类。先分科室，再根据案件性质分几类，再在同一类下分几个子类。
2.档案分类要实用。情况较多的，前款所述第三级不够的，可以在第三级后增加第四级“罚款类别”。如果情况不多，只能用“部门”和“大类”或“小类”。
3.同一“小类”(或子类)的病例应装订在一个文件夹内。案件多，一个文件夹不够的，分数在两个文件夹以上，小类(或子类)后加“卷”数，供参考。
4.每个案卷的封面内页都要设置“目录”，归档时要按顺序对案卷进行编号和记录，原则是每个案卷都要有一个“目录”号。
5.档案编号的表达如下:A1A2-b 1b 21c 21-e 1e 2，a 1 a2为经办部门代码，B1B2。
是大类号，C1C2是小类号。D1是文件卷号，E1E2是文件内容。
6、有些也可以按照时间，如外部文件、公司内部文件、财务信息，以及工商变更信息、章程变更信息等。
动词 （verb的缩写）文件的名称和编号
1.各级档案的分类要有一个名称，要简明扼要，本着充分表达档案内容性质的原则，有一定的类别，不能含糊。
2、各级分类、卷数和内容，均用十进制阿拉伯数字表示；其数字的使用取决于病例的数量和增长。
3.各级档案分类名称确定后，应编制一份“档案分类号表”，即将各级分类名称及其代表号按一定顺序排列，便于查阅。
4、各级档案分类号应预留一定数量的缺口，以备将来机构扩大或业务激增时，随时补充。5.各级档案分类名称及其代表人物一经确定，不得随意修改。如需修改，应事先仔细讨论，并拟出新旧档案分类号对照表，以免混淆。
六档编号
1.如果是新案件，应根据“档案分类号表”确定案件的类别、卷号和内容顺序。
2.属于前案的，应当对前案的案卷号进行标识，并编制相同的编号。
3、案卷编号以一案一号为原则，如遇一案描述几件事或一案分属于多个类别时，应先确定其主要类别、案卷号。
4、案卷号应从左至右编制，案卷右侧装订，案卷号应填在案卷首页的左上角；左装订填在右上角。
7.归档和文件清理
1.归档文件应按照目录号的顺序以活页形式装订在相关类别的文件夹内，目录号应根据实际需要用“见纸”标明，以便阅读。
2.卷宗夹背面应标明卷宗夹所载案件的分类号和名称，以供查阅。
8.保存期限
除政府有关法令或本企业其他规章另有规定外，文件的保管期限按下列规定办理:
1.永久保存:(1)公司章程；(二)股东名册；(三)组织规则和工作规则；(四)董事会和股东大会记录；(五)财务报表；(6)政府机构的批准文件；(七)财产权属证明和其他债权凭证；(8)工程设计图纸；(九)经批准永久保存的其他文件。
2.10年保存:(1)预决算；(二)会计凭证；(3)商业计划信息；(4)经批准保存10年的其他文件。
3.五年保存:(1)到期或终止合约；(2)其他已批准5年的文件。
4.保存1年:结案后不需要长时间保存。
5.规章制度由规章制度管理部门永久保存，只要有效，使用部门就应保存。
九档辊清洗
1.档案管理人员要随时擦拭档案架，保持档案清洁，防止虫蛀腐烂。每年更换时，应按规定清理一次。如果储存期限已过，它可能会被销毁。销毁前应做好记录，并提交总经理批准。必要时应向主管部门报告，并在目录备注栏注明销毁日期。2.如果部分保存期限已过的文件经核实仍有保存参考价值，档案保管员应在其留存文件上注明第五联“收(送)件通知单”，并在第五联注明部分销毁日期。
X.电子文档
企业管理最好将所有数据扫描，做成电子文档。文件目录与纸张一致，易于查找。