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图书馆知识管理对图书馆管理的创新

摘要:图书馆知识管理创新了图书馆管理的基本理论(如概念、内容、功能、原则等)。),开创了图书馆知识管理的四种模式,改进了图书馆现有的管理方法(如目标管理、全面质量管理和集成管理),创新了图书馆管理和图书馆文化的内涵。

抽象主题的实践研究

关键词:图书馆/知识管理/图书馆管理/创新

邱俊平教授指出:近年来,知识管理研究开始向图书情报领域扩展,出现了许多新的趋势和动向。然而,在当前知识管理研究的热潮中,大多是介绍和跟踪国外知识管理或企业知识管理的理论进展,而对知识管理与图书情报学的互动关系的研究却很少涉及。因此,必须加强这一领域的研究,以促进我国图书馆学情报学的创新和图书馆学情报学的全面发展[1]。图书馆知识管理是知识管理理论与图书馆实践相结合的一种新的管理理念和方法。它将从基础理论、管理模式、管理方法、图书馆管理、图书馆文化五个方面创新图书馆管理。论知识分子

1图书馆知识管理对图书馆管理基础理论的创新

创新的基本思想1.1

图书馆管理是指运用现代管理的原理和方法,通过计划、组织、指挥、协调和控制,合理分配和使用图书馆资源,发挥其最佳效能,实现预定目标,完成图书馆任务的过程。图书馆知识管理创新和发展了图书馆管理。什么是图书馆知识管理?作者认为,图书馆知识管理是指应用知识管理理论和方法,合理配置和使用图书馆资源,充分满足用户不断变化的信息和知识需求,完善现代图书馆的功能并充分发挥其作用的过程。从这个角度看,图书馆知识管理与图书馆管理有以下区别:①理论基础不同。从以上两个定义可以看出,图书馆管理是以传统管理理论为基础的,而图书馆知识管理是以知识管理理论为基础的。②管理对象不同。图书馆管理的对象是由人员、文献信息、建筑物、设备、经费、技术方法等要素构成的图书馆系统;图书馆知识管理的对象是由信息知识资源、人力资源、物质资源、技术和图书馆文化构成的图书馆知识管理系统。③侧重点不同。虽然图书馆管理的中心思想是以人为本,以读者为中心,但在实践中,很少有图书馆贯彻了这一基本管理思想,只忙于一般的事务性管理;图书馆知识管理真正体现了以人为本的管理思想,人力资本管理成为图书馆知识管理的核心,知识服务和知识创新成为图书馆知识管理的直接目标。

1.2管理内容的创新

图书馆知识管理将实现图书馆管理中人事管理、业务管理和行政管理的整合与创新,突出以下主要内容:①知识创新管理。主要包括:图书馆学理论创新研究,以“知识”为主要对象和核心概念,创新图书馆学的概念体系和理论基础;图书馆学方法的创新研究;图书馆工作业务流程的创新研究,以“知识流”为主线,进行业务流程的重组和创新,探讨从文献采集到知识采集、从文献组织到知识组织、从文献服务到知识服务过渡的方法和途径;图书馆管理创新研究,尤其是数字图书馆的知识管理。②知识应用管理。图书馆需要为企业、政府、社会组织和科研机构建立虚拟图书馆或信息中心;为用户开发多样化的深度服务;建设复合图书馆。③知识传播管理。主要是促进知识寻求者与知识源之间,知识寻求者与知识提供者之间的及时准确的匹配和传递。④知识服务管理。图书馆应该帮助用户开发和利用知识,使图书馆能够在更高的层次、更直接的方式、更关键的活动和更全面的过程中支持用户的知识应用和知识创新。⑤人力资本管理。图书馆知识管理高度重视人在知识管理过程中的核心作用,积极培养胜任知识管理的知识馆员。⑥知识产权管理。图书馆应研究网络环境下知识产权保护遇到的新问题,提出解决问题的新策略和新方法。

1.3管理功能创新

一般来说,图书馆管理具有决策、计划、组织、指挥、协调和控制六大基本功能,图书馆知识管理的主要功能有:①外化,即以外部知识库的形式捕获知识,并按照分类框架或标准组织知识。(2)内化,即试图发现与特定需求相关的知识结构。在内化过程中,从外部数据库中提取知识,以最合适的方式重新排列或展示信息,通过信息过滤发现与用户相关的信息内容或知识。(3)中介,是指将与某一研究领域相关的人和知识连接起来,通过群件、内网、工作流、文件管理系统等进行清晰、固定的知识匹配和传递。4 * * *享受,即帮助员工从知识库中找到有用的知识,甚至从中获得启迪和智慧。⑤学习是指帮助图书馆和个人解决学习问题,包括学习的目的、内容、程度和方法,涉及知识的收集、整理、积累(储存)和* * *享受,从而激励员工不断学习和更新知识,使图书馆成为学习型组织。⑥认知(创新)是在外化、内化、中介的基础上创造知识的过程,即知识创新的过程。图书馆知识管理可以帮助用户获取相应的知识,提供最新的信息;也可以直接参与科学研究、知识生产等过程,成为国家知识创新体系的有机组成部分;更加注重知识在社会和用户之间的扩散和传递,促进知识创新成果向现实生产力转化。

1.4管理原则的创新

过去,图书馆管理往往强调系统原则、集中统一原则、民主管理原则、激励原则和效率原则[2]。图书馆知识管理将突破传统图书馆管理的一些条条框框,突出以下原则:①开放性原则。有必要建立一个开放的图书馆知识管理平台,让所有成员都可以将自己的新知识添加到知识管理平台中,同时吸收和利用外部知识来丰富图书馆知识库。(2) * * *享受原则。当图书馆成员之间的知识被享用时,图书馆的知识存量将呈指数级增长,知识的转移不会对成员造成任何损失。而且由于知识的分享是一个需要传递者和接受者双方共同参与的过程,成员可以在传递知识的过程中加深自己的知识或者获得一些新的知识。③激励原则。通过建立知识管理激励体系,包括知识运行机制、知识明晰机制、知识绩效机制和知识奖惩机制,图书馆可以对不同类型的知识型员工采取不同的激励方式或对其职业生涯的不同阶段采取不同的激励策略[3]。④探索性原则。图书馆应认识到知识在图书馆产品和服务的价值创造中的关键作用,图书馆需要明确知识的价值并挖掘知识。⑤合作原则。基于知识的享受,图书馆团队间的协作活动变得非常重要。只有团队活动才能真正挖掘出知识资本,并将其形式化、资本化,因为只有在知识被享用之后,知识才能相对独立于知识的拥有者——图书馆员,这才能说明图书馆对知识拥有更大的所有权。当图书馆员离开图书馆时,他们的知识将留在图书馆里。⑥增值原则。由于知识具有收益递增的特性,图书馆工作人员可以通过知识共享来分享个人的知识和经验,减少团队的学习时间,实现知识价值的增值和功能放大。⑦层次性原则。图书馆知识管理可分为三个层次:第一,信息管理是收集、整理、存储、搜索和利用信息的过程;二是对知识的管理,包括对用户、供应商和图书馆员工的知识进行识别、获取、分解、存储、传递、享受、创造、评价和保护,并使这些知识资本化和产品化的过程;三是图书馆知识资本的管理,即图书馆的人力资本、市场资本、结构资本和知识产权。

本的管理层。⑧创新原则。图书馆应实施基于创新原则的知识管理战略,即从知识创新的角度构建图书馆的知识管理理论,加强图书馆的组织建设、制度建设和文化建设。

2图书馆知识管理对图书馆管理模式的创新

根据工作的复杂性和相互依赖性,图书馆知识管理模式可以分为事务模式、专家模式、集成模式和协作模式[4]。

知识管理的交易模式最大的特点是“知识标准化”,通过核心业务知识的标准化和规范化,保证核心业务活动的持续稳定发展。它强调知识的系统化,操作的自动化,或者说工作的规范化,操作的程度,员工行为的标准化,不需要太多有创造力的员工。这种模型的复杂性和相互依赖性相对较低。

知识管理的集成模式侧重于“整体优化”,侧重于跨部门的统一协调。通过业务整合,促使拥有相关知识的各个部门形成统一的操作规则和行动标准,充分发挥* * *享受目标体系和信息反馈体系的作用,基于整体运营效率最大化进行各部门的职能决策。这种模式相互依赖程度相对较高,工作复杂度相对较低。

知识管理的专家模式注重从“专家”的工作中获取核心业务发展的动力,发挥“明星效应”,这就要求图书馆采取特殊的激励措施,吸引具有专门知识的个人,鼓励他们开展增值活动,通过图书馆知识资本的内部运作,培养图书馆内部的业务骨干。这种模式相互依赖度相对较低,工作复杂度相对较高。

知识管理的协同模式注重从全局角度综合各种知识领域,调动各方面的知识储备解决复杂问题,特别强调挖掘学习型组织中“* * *具有超越性”的理念,建立鼓励员工参与知识共享的机制,* * *关注个人和集体创新能力的培养。这种模式具有高度的复杂性和相互依赖性。

3图书馆知识管理对图书馆管理方法的创新

目标管理、全面质量管理和集成管理是图书馆常用的管理方法,图书馆知识管理将对这些管理方法进行创新。

3.1图书馆知识管理对目标管理的扬弃

目标管理是一种科学的管理方法,它以重视结果的思想为指导,确定一定时期内的总体目标,通过层层分解目标,自我控制、自我管理来实现目标。图书馆目标管理实际上是目标管理在图书馆中的应用。虽然图书馆目标管理有利于调动图书馆工作人员的积极性,有利于从分散管理向系统管理过渡,有利于从单一管理向综合管理过渡,有利于提高图书馆专业队伍的素质和工作效率,但在图书馆目标管理的实践中,经常遇到两个棘手的问题:①难以协调目标之间的冲突。虽然在目标管理中,图书馆有一个总的目标,但各个部门和小组的具体目标是不同的,有时这些具体目标之间会有冲突。一些部门和个人为了更早或更容易地完成自己的任务,往往不顾大局,不愿意或很少为其他部门做出更多的贡献,阻碍了图书馆的目标管理。(2)难以激发员工的积极性和创新精神。虽然图书馆目标管理主张运用授权理论、自我控制理论和激励理论,动员和鼓励全体图书馆员工参与目标制定、实施和评价的全过程,但在实施目标管理的过程中,员工积极自觉地为实现目标做出贡献是不够的。他们往往是为了完成计划好的任务而工作,没有从内心深处调动他们的积极性和创新精神。

图书馆知识管理引入人力资本管理理念,以人为本,尊重员工的作用,重视自身发展,强调运用权变管理思想加强对员工的管理,以柔性管理取代目标管理中的刚性管理,使员工的工作热情和创新精神得到最大限度的释放;图书馆知识管理通过建立柔性的扁平化知识组织——知识团队来弱化层级,注重平等参与,克服了目标管理中沟通不畅、信息失真甚至堵塞的弊端,也有利于在图书馆营造平等竞争的氛围,充分发挥人的积极性和创造性。图书馆知识管理还创造一种知识享受的文化,形成一种知识可以自由流动的环境,从而协调图书馆各部门的工作任务和员工之间的关系,使图书馆成为一个学习型组织,从而促进知识享受和知识创新。

3.2图书馆知识管理对全面质量管理的扬弃

为了保证和提高信息服务质量,图书馆动员本馆各部门和全体工作人员,综合运用管理技术、专业技术、思想教育、经济手段和科学方法,建立健全服务质量保证体系,对整个服务过程进行有效控制,以经济的方式开发、设计、生产和提供用户满意的信息产品和服务,达到质量最优、消耗最低、生产最优、服务最优,最终达到不断提高服务质量的目的。图书馆实施全面质量管理必须做到:①全面质量承诺;②面向用户;③不断完善运营体系;(4)合作工作;⑤重视训练;⑥授权并尊重员工;⑦衡量业绩;⑧持续改进。然而,一些障碍使得图书馆难以实施全面质量管理,包括心理障碍、术语障碍、承诺障碍、过程障碍、职业精神障碍和测量工具障碍。因此,尽管国外建立了多种图书馆全面质量管理模式,但图书馆全面质量管理的实践并没有像企业全面质量管理那样得到广泛推广。

卡尔·古斯塔夫·约翰森认为,全面质量管理本质上是一种信息密集型管理[6]。因此,信息管理和知识管理的区别还体现在图书馆的全面质量管理和知识管理上。与图书馆的全面质量管理相比,图书馆的知识管理在管理对象、管理模式和管理技术上都有所拓展。在管理对象方面,图书馆的全面质量管理往往侧重于编码信息、过程和揭示的知识;图书馆知识管理不仅关注上述对象,更关注对员工隐性知识的管理,努力将员工头脑中的想法和创意转化为可以享受的知识,从而提升图书馆的核心竞争力。在管理模式上,图书馆知识管理可以将信息管理与合作紧密结合,将个人知识(隐性知识)转化为集体知识(显性知识)并将新的显性知识传递给员工,使这种显性知识被其他员工吸收,成为新的隐性知识来指导个人行为。在管理技术方面,图书馆知识管理深化了包括计算机技术和通信技术在内的先进信息技术的应用,充分利用数据仓库、数据挖掘和人工智能技术获取信息中隐含的知识;大型数据库技术、新型检索技术、智能代理、搜索引擎、网络技术和群件技术被广泛应用,以保证知识的存储、传播和享用。

3.3图书馆知识管理对综合管理的扬弃

图书馆集成管理是指用集成的思想和理念指导图书馆的管理实践,实现信息技术、文献信息资源、人员、机构等资源要素的全方位优化,增强管理对象的交融度,促进各种要素、功能和优势的互补和匹配,最终促进整个管理活动的有效性和效率[7]。从这个角度看,图书馆的集成管理只是实现了图书馆管理要素的集成和整合,是信息管理的高级形式。一方面,图书馆集成管理为图书馆知识管理的实施奠定了基础,图书馆可以利用集成管理技术和方法促进图书馆知识管理的实施;另一方面,图书馆知识管理吸收了集成管理中的“集成”概念,站在更高的层面,即从知识创造、知识享受和知识服务的角度拓展图书馆集成管理的应用。自称无所不知的人

4图书馆知识管理对图书馆管理的创新

图书馆知识管理对图书馆管理的创新体现在以下三个方面:

4.1以“知识团队”创新图书馆组织模式

图书馆知识管理应该打破传统的组织结构,建立一个灵活机动的知识型团队组织。知识团队是一种知识型团队。

由合作个体组成的正式团体,其基本出发点是知识的创造、传播和应用。图书馆的知识型团队组织由资源建设团队、信息服务团队、技术支持与开发团队和高级管理团队四部分组成,如图1所示。资源建设组负责各种信息资源的收集、整理、数字化转换、描述和加工;信息服务团队主要负责图书馆服务的设计和创新,为用户提供各种信息服务和知识服务,如包括借阅、参考咨询、网络导航和用户培训在内的信息服务,以及包括知识发现、知识挖掘和知识创新在内的知识服务。技术支持与开发团队负责本馆新理论、新技术、新工具、新标准的研发,系统设备的更新维护,数据处理系统的升级维护,数据的长期保存和安全保护等。高级管理团队负责规划、组织和控制图书馆发展建设的目标、步骤和进度,构建图书馆知识管理平台,促进馆员之间的相互交流和学习,协调部门与图书馆的关系,进行人事管理和财务管理,组织国内外学术交流。在这里,团队是一个面向任务的、完全自主的工作单元,由来自多个部门的具有互补能力和知识的人参加,是一个相对独立的工作模块。内部网和互联网成为团队协调和沟通的桥梁,通过它们团队成员的知识可以共享[8]。

附图

图1图书馆知识团队组织结构

这种知识型团队组织具有以下优点:一是消除了层层传递带来的信息失真和延迟,缩短了信息和知识传递的路径和时间,提高了时效性;第二,由于基于Intranet/Internet的信息和知识是开放的、共享的和集成的,团队之间的相互合作和交流得到加强,组织的凝聚力得到提高;第三,这种结构便于用户参与知识开发,通过采纳用户的合理建议,可以改进图书馆的各项服务;第四,可以激发团队成员的积极性和创造性;五是改变领导与员工的关系,建立新型伙伴关系,改善领导关系;第六,实现了组织结构的扁平化和图书馆业务流程的重组。

4.2用知识管理思想指导图书馆服务

4.2.1坚持“以用户为中心”的服务导向。

过去,图书馆更重视信息对象(馆藏),而不是信息用户(读者),即“以馆藏为中心”的服务,这导致了一些弊端,如馆藏重复建设、馆藏结构单一、利用率低、服务范围小、服务水平低、经济效益差。图书馆知识管理可以实施“以用户为中心”,将信息用户、信息资源和信息技术紧密结合,根据用户结构、阅读倾向、各群体数量和比例、使用图书馆的频率和方式、服务的需求水平和满意度、未来可能的发展变化等,持续收集用户数据,深入研究用户信息需求。建立清晰有序的用户信息反馈渠道和科学、可行、系统的评价指标,从而客观准确地反映和评价图书馆服务运行的状态和效率,指出需要改进的环节和项目,有针对性地调整服务对策,从而拓展和提升图书馆信息服务和知识服务[9]。

4.2.2加强服务内容方面的知识。

知识经济对图书馆服务提出了更高的知识要求。图书馆知识管理服务不再是简单的数据收集、存储和传输,而是基于知识的开发、创新和利用。首先,在服务内容的深度上,要特别注意拓展知识内涵,实施知识挖掘和知识发现,使原始信息和知识系统化、整合和深化,生成更具针对性和适用性的再生知识,实现知识资本的更新、整合和增值;其次,在服务内容的广度上,要尽量扩大相关问题的知识覆盖面,充分利用图书馆现有的实物资源和网上虚拟资源(包括知识导航系统),依托现代信息技术为图书馆提供多元化的信息服务和知识服务。

4.2.3在服务方式上,实施知识服务。

图书馆应在信息服务的基础上开展知识服务。知识服务是以图书馆的服务功能和专门知识为基础的价值取向,不再以信息资源的标准化收集和组织为标志,而是以灵活的服务方式为标志,充分利用和调动知识工作者的智慧来分析、诊断和解决具体问题[10]。知识服务有多种方式,包括基于分析和基于内容的参考咨询服务、专业化信息服务、个性化信息服务、团队信息服务和知识管理服务。需要指出的是,知识服务并不排斥基于藏书建设、文献编目、文献检索、文献流通阅览的传统服务,但这些服务将不再体现图书馆的核心能力、专业定位和标志性内容,将主要作为辅助性后台服务来支撑知识服务[11]。

4.3运用人力资本理论培养胜任知识管理的知识型馆员

吴建中博士指出,在21世纪,现代图书馆工作的重心将从“图书阵地”转向“以人为本”,业务的重心将从二线转向一线,服务的重心将从一般服务转向参考咨询服务[12]。图书馆员是实现这些转变的关键。但是如何提高图书馆员的知识和技能呢?作者认为应加强人力资本管理,培养胜任知识管理的知识馆员。这里强调人力资本管理而不是人力资源管理,是因为人力资本不同于人力资源,体现在以下几个方面:①理论视角不同。人力资源是指一定范围内人口的总劳动能力。通常我们用一定范围内为社会创造了物质财富和精神财富,从事智力和体力劳动的人的数量和质量来表示。人力资本是指通过一定的投资而存在于人体内的能力和知识的资本形式,强调以一定的代价获得能力,所付出的代价将在人力资本的使用中获得更大的价值回报。②产地不同。从历史的角度看,先有人力资本理论,后有人力资源理论。人力资本理论是人力资源理论的基础和核心。③外延不同。人力资源是一个宏观的、具有层次性的一般范畴,既包括自然人力资源,也包括从事复杂劳动的劳动者经过培训后才能就业的能力和知识。人力资本仅指复杂劳动的能力和知识。④侧重点不同。人力资源只关注劳动的数量,而忽略了劳动的异质性。而人力资本强调的是劳动的异质性,即劳动的质量[13]。基于人力资本管理理论培养知识型馆员,将从一个全新的角度创新图书馆管理。经过培训的知识馆员应具备以下基本素质才能胜任知识管理工作:①了解知识和信息的特征、结构和媒介;②收集、组织、保存和利用知识和信息的能力;(3)具备信息技术素养,即知道如何使用合适的技术为目标用户捕捉、分类和传播信息和知识,以及如何将知识转化为集中的员工数据库以供访问;有敏锐的分析头脑,能从多角度了解用户需求;⑤较强的自学、概括、理解、语言表达、写作和创新能力[14,15]。

5图书馆知识管理对图书馆文化的创新

图书馆的知识管理要求建立知识享受文化。其核心价值观如下:第一,相互信任。领导与员工之间、员工与用户之间应该建立相互信任的关系,因为这是图书馆实施知识管理的基础。如果双方都不信任对方,只考虑自己的利益,员工或者用户都不可能把自己的隐性知识贡献给大家。这种相互信任的关系是建立在管理过程的公开透明、管理决策的公开、公正和民主以及员工对管理目标和价值观的认同之上的。二是开放交流。因为任何组织中90%的知识都存在于员工的头脑中,释放这些隐性知识是知识管理的一大挑战。员工可以通过类比、比喻、讲故事等方式充分交流,享受自己的经验和知识。第三是互动学习。图书馆可以利用互联网和内联网构建一个学习平台或专门的知识网络,通过这个学习平台将员工和用户联系起来。

以便他们随时随地接收来自图书馆或员工/用户之间的信息和知识;第四是知识的享受。图书馆要吸收那些有意愿、有能力参与合作、共享知识的员工和用户,通过这个知识库实现知识共享,让知识共享成为图书馆内部结构的一部分[16]。五是鼓励创新。图书馆不仅要建立知识创新的激励机制,还要容忍创新失败,允许奇思妙想付诸实践。这种知识共享文化必将全面创新图书馆文化,也为图书馆实施知识管理提供了氛围。建立这种知识共享文化的措施包括:

?培养员工的知识意识。图书馆可以通过多种方式培养员工的知识* * *意识,比如通过人员培训传递知识* * *的信息,通过一系列仪式营造知识* * *的氛围。

?建立知识共享的技术基础,比如建立图书馆网站和内网,快速交流知识。

?建立知识库。为了实现知识共享,有必要在图书馆内部网上建立知识库。其内容至少包括人力资源、主要用户资源、先进的工作经验和技术、图书馆工作所需的技能和评价方法等。

?发挥高级管理人员的示范作用。图书馆的高层管理者可以通过自己的行为加强员工的知识享受意识,如高层管理者与员工之间的在线业务交流和指导。

?制定知识共享原则,如让每一位员工方便地访问知识库,鼓励每一位员工对相关问题提出意见和建议,提供24小时在线服务,确保知识库中每一个关键词都能被搜索到,及时替换知识库中过时的知识,提供多语言服务[17]。

?建立知识享受的激励机制,通过一系列激励政策推动知识享受文化的建设。

参考

1邱俊平。知识管理与图书情报学创新。信息和文献服务,2002年(3): 5。

2潘寅生。图书馆管理。北京:北京图书馆出版社,2001。

3李花伟等.知识管理的理论与实践。北京:华谊出版社,2002年

4南等。企业知识管理:模式与策略。大连理工大学学报(社会科学版),1999,20 (3): 23-25

5孟广军,许银池编辑。国外图书馆学情报学研究进展。北京:北京图书馆出版社,1999

6卡尔古斯塔夫约翰森。知识管理视角下的全面质量管理。文献学报,2000,56(1):42-54

7吴毅青。论现代图书馆的集成管理。信息和文献服务,2000年(5): 30-33。

8何立阳,盛小平。数字图书馆知识管理研究。图书馆学情报学与数据工作,2003(2):112-117。

9杨蓉。让知识管理走进图书馆--兼谈深圳南山图书馆的管理探索。图书馆工作与研究,2002 (3): 25-28

10李贵华等知识服务运营模式探索。图书馆,2001(1):18-22。

11张晓麟。走向知识服务:寻找新世纪图书情报工作的生长点。中国图书馆学报,2000 (5): 32-37

吴建中,12。浅谈21世纪图书馆的发展趋势。图书馆学报,1997 (1): 35-37,