如何整理企业档案？

每年各单位都非常重视归档工作，但是归档编目工作仍然存在很多不规范的地方，因为档案人员对归档分类和鉴定的技巧掌握得不够好。为此，笔者就如何规范归档文件(即文书档案)的整理和编目提出了简明的方法，供大家参考。

第一步，清理文件，即将上一年度收发的文件和表外文件分为:不归档、永久和定期。划分保管期限应结合《国家档案局关于办公文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定》(即国家档案局令第8号)，制定本单位的档案保管期限表，并按条款逐一标识。

简单地说，即使在实际工作中，储存期的划分方法如下:

永久(y):

1.接收文件中的目标文件:a .看主文件是否发送到公司；b、看内容是否反映单位的人和事，如任免、表彰、分类文件等。

2 .政策性文件，如决定、规定、办法、意见等

3 .属于本单位主要职能和活动的重要文件和资料；单位开展重大活动形成的文件材料。

4.重视“表外”文件资料的收集和归档(即本单位的计划和总结、各类人员花名册、工资表、劳动工资年报、创建活动重要文件资料等。).

30年固定期限(D30):

1.收文:上级机关下发的需要长期执行的政策性文件(如注明试验性、临时性的办法、规定、规定等。);不是主要职能但应执行的政策法规；

2.签发文件:本单位形成的较为重要的业务文件和资料(一般包括:内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等。).

周期10年(D10):

1.收文:上级机关和地方各部、局、办下发的需要在短时间内查阅的文件；

2.本单位为事务性和一般性工作形成的文件。

简单来说，区(县)级机关、文件数量较多，特别是要入馆的单位，保护期限尽量按照国家档案局8号令的规定；文件数量较少的单位或相对基层的单位可以依靠自己，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可以更长。

第二步:按件装订:定义什么是件。有关详细信息，请参见文件归档规则。“棋子”有两种:①自然棋子，定义明确；②合适的“组件”。如果文件资料有电子文档，可以用缝纫机边(定)边；后期扫描，建议用不锈钢装订，方便还原和高速扫描。文件材料装订后，每件应加盖“文件编号戳记”。

第三步，整理文件:区分“党群”、“行政”、“业务”三大类后，在每一类的第二类下，按原因整理文件。党群工作分两类。一般有:①党务、②工会、③ * *共青团、④妇女工作、⑤学习(社团)会。①下按时间排列文档，② 34⑤同上。文件数量较少的单位，可直接按党群类下的第二类排列。

行政管理类下有两类，一般包括:①机构和人员；②政(商)务；③物业管理，①按时间顺序排列，② ③同理。(政务:文秘工作；事务:后勤保障类；物业管理(指审计、会计、资金、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

业务管理类:本单位业务管理中形成的文件材料，应根据各单位不同的业务情况进行分类整理。

第四步编号:永久、定期30年、定期10年，每年一次(即在档案号戳上填写归档信息)。

第五步编目:根据保管期限填写归档文件目录。